Retención de registros
El propósito de la Retención de registros del condado es proporcionar a las agencias del condado el período mínimo de tiempo que los registros del gobierno del condado deben ser retenidos por los oficiales del condado antes de que los registros puedan eliminarse legalmente. El Programa de retención establece un procedimiento sistemático y estándar para la retención y eliminación de registros para que:
- Los registros se conservan el tiempo que sea necesario para los usos legales, fiscales, administrativos y de otro tipo del condado.
- Los registros se conservan durante el tiempo requerido por las reglamentaciones locales, estatales y federales.
- Los registros de valor duradero se conservan de forma permanente para fines de investigación histórica y de otro tipo.
- Los registros que ya no se necesitan se destruyen.
El programa logra las siguientes economías de acuerdo con los estatutos aplicables:
- El espacio de oficina, el equipo de archivo y el espacio de almacenamiento en red se utilizan mejor al eliminar aquellos registros que ya no son necesarios para la operación diaria.
- Las necesidades del área de almacenamiento se minimizan mediante la destrucción oportuna de registros que ya no tienen valor de retención.
- Los ahorros en costos resultan al reducir las compras de equipos y suministros de archivo y almacenamiento adicionales.
- Los costos de personal para la presentación y recuperación de registros se minimizan.
Cualquier pregunta relacionada con el Manual del programa de retención o su contenido debe dirigirse a:
Condado de Larimer IT
Administracion de Negocios
Servicios de registros
Coordinador de Sistemas de Registros
ENLACES, DOCUMENTOS, FORMULARIOS
| SERIE DE REGISTRO TÍTULO Y DESCRIPCIÓN | PERÍODO MÍNIMO DE RETENCIÓN |
|---|---|
| 1. SALARIOS El archivo puede incluir una orden judicial u otros instrumentos que restrinjan el pago de un empleado. |
3 AÑOS + CORRIENTE |
| 2. SEGURO / DECLARACIÓN DE COMPENSACIÓN DIFERIDA / FACTURACIÓN | 3 AÑOS + CORRIENTE |
| 3. DEJAR SOLICITUDES | 1 AÑO + CORRIENTE |
| 4. REGISTROS DE EQUILIBRIO DE NÓMINA Los archivos pueden incluir: conciliación mensual, trimestral y de fin de año, formularios de cambio de nómina (cheques de pago anulados, comprobantes de cheques de pago manuales, ajustes al archivo maestro de empleados), hoja de cálculo de balance individual, solicitudes de anticipo de nómina, formulario de cambio estándar de empleado. |
6 AÑO + CORRIENTE |
| 5. AUTORIZACIONES DE DEDUCCIÓN DE NÓMINA Formulario de empleado que autoriza y aprueba deducciones específicas de nómina para problemas de salud y otros. |
HASTA ACTUALIZADO |
| 6. REGISTRO DE NÓMINA | PERMANENTE |
| 7. PROCEDIMIENTOS DE INFORME DE NÓMINA | HASTA ACTUALIZADO |
| 8. INFORMES DE NÓMINA Los informes pueden incluir: registro de cheques, depósito automático, listado del año hasta la fecha, 190 actualizado, QTD, ganancias YTD, deducciones y horas, verificación de empleo, documentos de personal, estado completo del empleado, pre-nómina, actualización del archivo de la tabla de sistemas, año -Fin de W-2 y listado de cintas, 941, mantenimiento de archivos finales QTR, conteo de empleados actuales, lista de empleados terminados QTD, seguro de desempleo QTD, desempleo, compensación de trabajadores, jubilación, cálculo de nómina final, mantenimiento de archivos de cambio masivo, mantenimiento de archivos anuales , contabilidad de horas, registro de deducción, auditoría de empleados, verificación de empleo, estado, gastos flexibles / 125, seguro, depósito directo, compensación diferida, cooperativa de crédito, deducción miscelánea, seguro ajustado manualmente y registro de deducción miscelánea. |
3 AÑOS + CORRIENTE |
| 9. Resumen de la nómina El registro puede incluir: Nombre del empleado, código de contabilidad del departamento, salario bruto, ganancias netas y pago anual. |
HASTA ACTUALIZADO PREVISTO El registro de nómina se mantiene permanentemente |
| 10. RECONCILIACIONES TRIMESTRALES Y DE FIN DE AÑO | 3 AÑOS + CORRIENTE |
| 11. HOJAS DE TIEMPO (EMPLEADO) | 2 AÑOS + CORRIENTE |
| 12. FORMULARIOS W-2 | 4 AÑOS + CORRIENTE |
| 13. FORMULARIOS W-4 | HASTA LA REVISIÓN + 4 AÑOS |
Departamento de Recursos Humanos
HORAS: Lunes a viernes, 8: 00am-4: 30pm
200 West Oak, Suite 3200, Fort Collins, CO 80521
Apartado postal 1190, Fort Collins, CO 80522
TELÉFONO: (970) 498-5970 | FAX: (970) 498-5980
Recursos humanos por correo electrónico
Equipo de beneficios de correo electrónico
