331.6.24 - Licencia familiar y médica

PROPÓSITO:   Esta Política y Procedimiento tiene la intención de ayudar al Condado de Larimer a cumplir con la Ley de Licencia Médica y Familiar (referencia A)

ALCANCE:   Esta Política y Procedimiento se aplica a todos los empleados (referencia C) del Condado de Larimer y empleados de la Oficina del Fiscal de Distrito, Octavo Distrito Judicial, con la excepción de los Funcionarios Electos.

RESPONSABILIDAD:   El Director de Recursos Humanos administra esta Política. 

REQUISITOS ESPECÍFICOS:   Ninguna

SECCIÓN DE REVISIÓN (Cambios significativos de la política anterior):

• Sección III, C, 3
• Sección VII, A
• Sección VIII
• Sección IX, B
• Sección X, B y C (actualizado 9 de marzo)
• Seccion XI

POLÍCES Y PROCEDIMIENTO:

POLÍTICA GENERAL:

El Condado proporciona Licencia Familiar y Médica (FML) a los empleados que cumplen con los requisitos legales de elegibilidad según los estatutos y regulaciones federales (referencia A), con las excepciones que se indican a continuación. Las disposiciones generales sobre el uso de FML se establecen en esta política y procedimiento. Los tomadores de decisiones y sus designados consultarán con Recursos Humanos, ya que existen numerosas regulaciones que pueden abordar situaciones únicas que no se abordan específicamente en esta política.

II. ELEGIBILIDAD (anexo 7): Para ser elegible para FML, los empleados del condado deben:

A. Ha trabajado con el Condado durante 12 meses o más (no necesariamente meses consecutivos); Y

B. Haber trabajado 1,250 horas o más (incluidas las horas extraordinarias pero sin incluir el tiempo libre remunerado) dentro de los 12 meses inmediatamente anteriores al primer día de la licencia propuesta; Y

C. Tener una razón que califique según la FMLA para la licencia como se define a continuación.

III. LA LICENCIA FAMILIAR Y MÉDICA SE UTILIZA PARA LOS SIGUIENTES PROPÓSITOS:

A. Licencia médica:

1. La "condición de salud grave" de un empleado;

B. Licencia familiar (referencia D):

1. Una "condición de salud grave" del cónyuge o padre del empleado;

2. Una "condición de salud grave" del hijo del empleado menor de 18 años, o mayor si el niño es discapacitados según lo definido por la FMLA (referencia A);

3. Asistencia de los padres al nacimiento del niño;

4. El cuidado del niño por parte de los padres después del nacimiento o la vinculación (dentro de un año después del nacimiento); y

5. Colocación de un niño con el empleado para adopción o cuidado de crianza (dentro de un año después de la colocación).

C. Exigencia militar calificada y permisos de cuidador militar:

1. Los empleados elegibles pueden tener derecho a FML por cualquier "exigencia de calificación" que surja del hecho de que el cónyuge, hijo, hija o padre de un empleado está en servicio activo cubierto o ha sido notificado de una llamada inminente al servicio activo en las Fuerzas Armadas como lo define la FMLA (referencia A). La duración de dicha licencia está limitada a 12 semanas en el período de 12 meses seleccionado en la política de FML del Condado. Una “exigencia calificadora” puede incluir:

a. despliegues a corto plazo;
segundo. eventos militares y actividades relacionadas;
C. guarderías y actividades escolares;
re. arreglos financieros y legales;
mi. asesoramiento;
F. descanso y recuperación; y
gramo. actividades posteriores al despliegue.

2. Los empleados elegibles que sean cónyuge, hijo, hija, padre o pariente más cercano de un miembro del servicio cubierto pueden tener derecho a FML para cuidar al miembro del servicio cubierto. Un miembro del servicio cubierto es un miembro actual de las Fuerzas Armadas, incluido un miembro de la Guardia Nacional o las Reservas, que está recibiendo tratamiento médico, recuperación o terapia, se encuentra en estado de paciente ambulatorio o está en la lista de jubilados por discapacidad temporal, por una lesión o enfermedad grave. Para un miembro del servicio actual, una lesión o enfermedad grave es aquella que sufrió un miembro del servicio en el cumplimiento del deber en servicio activo que puede hacer que el miembro del servicio no esté en condiciones médicas para realizar los deberes de su cargo, grado, rango o clasificación. . Una lesión o enfermedad grave también incluye lesiones o enfermedades que existían antes del servicio activo del miembro del servicio y que se agravaron por el servicio en el cumplimiento del deber en servicio activo. Dicha lesión o enfermedad debe hacer que el miembro del servicio no sea médicamente apto para desempeñar las funciones del cargo, grado, rango o clasificación del miembro. La duración de dicha licencia, cuando se combina con otra licencia que califique para FML, se limita a 26 semanas en el período de 12 meses medido hacia adelante desde la fecha de la licencia.

3. Los empleados elegibles, que son el cónyuge, hijo, hija, padre o pariente más cercano de un veterano cubierto, pueden tener derecho a FML para cuidar a un veterano cubierto. Un veterano cubierto es un veterano dado de baja en condiciones que no sean deshonrosas dentro del período de cinco años antes de que el empleado se tome la licencia por primera vez para cuidar a ese veterano que está recibiendo tratamiento médico, recuperación o terapia por una lesión o enfermedad grave.  

Para un veterano, una lesión o enfermedad grave es aquella en la que incurrió el veterano en el cumplimiento del deber en servicio activo en las Fuerzas Armadas o que existió antes del servicio activo del veterano y se vio agravado por el servicio en el cumplimiento del deber en servicio activo .

La duración de dicha licencia, cuando se combina con otra licencia médica familiar que califica, se limita a 26 semanas en el período de 12 meses seleccionado en la política FML del Condado.

IV. DEFINICIÓN DE "CONDICIÓN DE SALUD GRAVE":

A. Una condición de salud grave es una enfermedad, lesión, impedimento o condición física o mental que implica pasar la noche en un centro de atención médica o continuar el tratamiento por parte de un proveedor de atención médica por una condición que impide que el empleado realice la funciones del trabajo del empleado, o impide que un familiar calificado participe en la escuela u otras actividades diarias.

B. Una lesión o enfermedad grave como se definió anteriormente en las licencias militares y / o de los cuidadores de veteranos.

V. EXCLUSIONES DE LA DEFINICIÓN DE CONDICIÓN DE SALUD GRAVE:

A. Tratamientos cosméticos o voluntarios que no son médicamente necesarios a menos que se requiera atención hospitalaria para pacientes internados.

B. Exámenes físicos preventivos de rutina.

VI. DEFINICIÓN DE TRATAMIENTO CONTINUO POR PARTE DE UN PROVEEDOR DE ATENCIÓN MÉDICA:

A. Sujeto a ciertas condiciones, el requisito de tratamiento continuo puede cumplirse con un período de incapacidad de más de tres días calendario completos consecutivos combinados con al menos dos visitas a un proveedor de atención médica o una visita y un régimen de tratamiento continuo, o incapacidad. por embarazo o incapacidad por enfermedad crónica. Otras condiciones pueden cumplir con la definición de tratamiento continuo.

VII. CERTIFICACIÓN:

R. Un empleado debe proporcionar información suficiente para respaldar la necesidad de cualquier FML, que puede incluir un formulario de certificación completo. Consulte el anexo 8 para conocer los procesos y procedimientos de FML.

B. Para la licencia médica, el proveedor de atención médica del empleado deberá certificar la necesidad médica de la licencia para el empleado o la necesidad de la licencia para cuidar a un miembro de la familia y / o la necesidad de una licencia intermitente o un horario de trabajo reducido. Para otros FML, el empleado deberá presentar la documentación apropiada para establecer la necesidad de FML, como los Formularios de certificación identificados anteriormente (anexos 2, 3, 4, 5 y 6).

C. Recursos Humanos puede comunicarse con el proveedor de atención médica del empleado para aclarar o autenticar la información médica, si es necesario. Es posible que se requiera una segunda opinión médica a cargo del Condado. Es posible que también se requiera documentación que confirme la relación familiar, la adopción o el cuidado de crianza.

D. Si la necesidad de FML del empleado dura más de un año de licencia, el Condado requerirá que el empleado proporcione una nueva certificación médica en cada nuevo año de licencia FML.

VIII USO OBLIGATORIO DE FML Y COORDINACIÓN CON OTRAS POLÍTICAS DE SALIDA:

A. Uso obligatorio de FML: Todos los empleados que están ausentes del trabajo por cualquier motivo deben solicitar una forma apropiada de licencia. Un empleado debe brindar información suficiente a su supervisor inmediato para que el supervisor pueda determinar la forma apropiada de licencia. Si la licencia solicitada califica para FML, la licencia del empleado debe designarse como FML, además de otras licencias aplicables, como licencia por enfermedad, licencia por vacaciones, licencia por vacaciones o licencia por enfermedad sin paga (SLWOP) (referencia B). Consulte el anexo 8 para conocer los procesos y procedimientos de FML.

B. Uso de la licencia pagada acumulada:

1. Los empleados pueden optar por usar la licencia acumulada mientras están en FML. Deben utilizar primero la licencia por enfermedad hasta que se haya agotado. Una vez agotada la licencia por enfermedad, el empleado puede utilizar otras formas apropiadas de licencia paga a su elección. Las solicitudes para usar la licencia de vacaciones por una ausencia médica cuando la licencia por enfermedad del empleado no se ha agotado, deben ser revisadas y respaldadas por escrito por el Director de Recursos Humanos o su designado. Si el empleado opta por tomar FML sin goce de sueldo, debe usar suficiente licencia acumulada en cada período de pago para cubrir el costo de las inscripciones de beneficios, embargos u otras deducciones apropiadas. No se requiere que los empleados agoten la licencia acumulada antes de usar la licencia por enfermedad sin goce de sueldo (SLWOP).

2. Un tomador de decisiones puede optar por no participar en la sección anterior con respecto al uso voluntario de la licencia pagada. Para optar por no participar, un responsable de la toma de decisiones debe adoptar una política interna que aborde las razones del uso obligatorio de las vacaciones pagadas acumuladas y la forma en que se utilizará la política interna. Un responsable de la toma de decisiones debe consultar con el Director de Recursos Humanos, o su designado, como parte de este proceso de desarrollo de políticas internas.

C. Si un empleado elige no usar la licencia pagada mientras está en FML o ha agotado sus saldos de licencia pagada antes del final de su licencia, la licencia se marcará como Licencia sin paga por enfermedad (SLWOP) en su hoja de tiempo.

IX. CANTIDAD DE LICENCIA DISPONIBLE:

R. Los empleados elegibles tienen derecho a tomar hasta 12 semanas laborales de FML dentro de un período de 12 meses, según el motivo de la licencia. Los empleados que soliciten una licencia durante un solo período de 12 meses para cuidar a un miembro del servicio cubierto con una lesión o enfermedad grave tienen derecho a tomar hasta 26 semanas laborales de FML (licencia de cuidador militar).

Se utiliza un ciclo continuo de 12 meses medido hacia atrás para determinar qué cantidad de FML está disponible para un empleado.

B. Los empleados casados, ambos empleados por el Condado, que toman licencia por el nacimiento de un niño, la colocación de un niño por adopción o para el cuidado de crianza, o para cuidar al padre de un empleado con una condición de salud grave están limitados por la FMLA a un total combinado de 12 semanas de licencia. Si uno o ambos empleados necesitan tomar una licencia adicional por su propia condición de salud grave o para cuidar a su cónyuge o hijo, pueden tomar una licencia adicional bajo la FMLA, siempre que tengan un saldo restante de la FML.

C. Los empleados pueden tomar una licencia en un período de tiempo o de manera intermitente, según lo documentado en la certificación médica.

X. PROTECCIONES BAJO FML:

A. Beneficios del seguro:

1. El Condado continúa pagando las primas de seguro que normalmente paga, si las hubiera, por el empleado en FML.

2. El empleado debe continuar pagando las primas de seguro que normalmente paga, si las hubiera, mientras esté en FML.

3. El empleado puede optar por cancelar el seguro para eliminar el pago de primas durante la licencia; sin embargo, el empleado debe notificar a Recursos Humanos antes de dejar de pagar.

4. Si no se pagan las primas, las coberturas caducan y el empleado puede ser responsable de los gastos médicos incurridos.

B. Mientras estén en FML, los empleados continuarán acumulando licencia por enfermedad y vacaciones a la misma tasa de acumulación si tienen un estado pagado durante al menos la mitad de cualquier período de pago.

C. Los empleados recibirán licencia por días festivos por cualquier día festivo observado por el Condado que ocurra mientras el empleado está en FML si tiene un estado pagado durante al menos la mitad de cualquier período de pago.

D. Los empleados recibirán aumentos salariales incondicionales mientras estén en FML.

XI. VOLVER AL TRABAJO:

A. Para los empleados que regresan de FML por su propia condición de salud grave, se requiere que se envíe un aviso de regreso al trabajo del proveedor de atención médica del empleado al Especialista en Licencias de Recursos Humanos antes de que el empleado regrese al trabajo. Además, se le puede solicitar a un empleado que proporcione una certificación de aptitud para el trabajo antes de regresar al trabajo. El no proporcionar estos documentos puede resultar en una demora en el regreso del empleado al trabajo.

B. Cuando un empleado regresa de FML, debe ser restaurado al mismo trabajo oa un trabajo equivalente.

C. Si un empleado ha agotado su FML disponible y no puede regresar al trabajo, el empleado debe solicitar la aprobación de una licencia adicional del tomador de decisiones o la persona designada (referencia B).

D. Es posible que los "empleados clave" no vuelvan a ocupar su puesto si ello causaría un daño económico importante y grave al Condado.

1. Un "empleado clave" se encuentra entre el diez por ciento mejor pagado de todos los empleados empleados por el condado de Larimer. Si el empleado es considerado un "empleado clave" del condado, esto se indicará en el formulario de Notificación de elegibilidad y derechos y responsabilidades de FML (anexo 1).

2. Recursos Humanos evaluará la restauración de los "empleados clave" caso por caso.

XII. REGISTROS MÉDICOS FML:

  La información médica de FML es confidencial y se almacena por separado de otra información personal.

XIII APLICACIÓN DE LA FMLA:

R. La FMLA establece que es ilegal que el condado de Larimer:

1. Interferir, restringir o negar el ejercicio de cualquier derecho provisto bajo la FMLA.

2. Despedir o discriminar a cualquier persona por oponerse a cualquier práctica declarada ilegal por la FMLA o por participar en cualquier procedimiento bajo o relacionado con la FMLA.

B. Un empleado puede presentar una queja ante el Departamento de Trabajo de EE. UU. O puede entablar una demanda privada contra el condado de Larimer.

C. La FMLA no afecta ninguna ley federal o estatal que prohíba la discriminación, ni reemplaza ninguna ley estatal o local o acuerdo de negociación colectiva que brinde mayores derechos de licencia familiar o médica.

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Jody Shadduck-McNally
Presidente de la Junta de Comisionados del Condado
(Aprobado por BOCC - Agenda de Consentimiento - 02/07/2023)
(Firma en el original archivado en Gestión de registros)

Distribución:
Todos los departamentos del condado y funcionarios electos
Manual de SOP de gestión de registros (original)

CK / vl

FECHA:  Febrero 7, 2023

PERIODO EFECTIVO: Hasta que sea reemplazado

CALENDARIO DE REVISIÓN: Cada tres años en enero, o según sea necesario

CANCELACIÓN:  Política y Procedimiento de Recursos Humanos 331.6.24I; 26 de octubre de 2021

CERRAMIENTOS:

1. Formulario de Aviso de Elegibilidad y Derechos y Responsabilidades de FMLA, WH-381 (06/20)
2. Certificación FMLA de proveedor de atención médica para afecciones graves de salud del empleado, WH-380-E (06/20)
3. Certificación del proveedor de atención médica para la afección grave de salud de un miembro de la familia, WH-380-F (06/20)
4. Certificación de exigencia calificada para licencia familiar militar, WH-384 (06/20)
5. Certificación de lesión grave o enfermedad del miembro del servicio cubierto por licencia familiar militar, WH-385 (06/20)
6. Certificación de lesión grave o enfermedad de veterano para licencia de cuidador militar, WH-385-V (06/20)
7. Descripción general de FMLA
8. Diagrama de flujo de FML

REFERENCIAS:

A.  Ley de Licencia Familiar y Médica
B.  Política y procedimiento de recursos humanos 331.6, Beneficios
C. Manual de Políticas Rectores; 3.2 - Tratamiento del personal
D.  Ley de Cuidado Familiar de Colorado (CO HB 13-1222)