331.10 Comunicación interna

PROPÓSITO: El propósito de esta política es identificar el papel y la función de las comunicaciones internas dentro del condado de Larimer, al mismo tiempo que mejora y agiliza las comunicaciones internas para reforzar los principios rectores y las prioridades estratégicas del condado de Larimer (referencia C). Esto implica garantizar que la información difundida a los empleados sea relevante, de fácil acceso, precisa y apropiada tanto en contenido como en cantidad. Se espera que los usuarios de los canales de comunicación del condado de Larimer los utilicen para los fines del condado y cumplan con esta política.

ALCANCE: Esta Política y Procedimiento se aplica a todos los empleados del Condado de Larimer y empleados de la Oficina del Fiscal de Distrito, Octavo Distrito Judicial.

RESPONSABILIDAD:  El Director de Recursos Humanos administra esta Política.

REQUISITOS ESPECÍFICOS:  Ninguna

SECCIÓN DE REVISIÓN (Cambios significativos de la política anterior):
NUEVA POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO

POLÍCES Y PROCEDIMIENTO:

POLÍTICA GENERAL
El condado de Larimer espera que los empleados utilicen las herramientas de comunicación asociadas (referencia B) para los fines del condado y de conformidad con esta y otras políticas y procedimientos pertinentes.

A. Tomadores de decisiones. Los responsables de la toma de decisiones del condado de Larimer son responsables de garantizar que todos los empleados reciban la información y la comunicación que necesitan para completar eficazmente sus trabajos.

B. Empleados. Se espera que los empleados lean las comunicaciones internas, incluidos los correos electrónicos y los boletines informativos para empleados de todo el condado.

II. NIVELES DE COMUNICACIÓN IDENTIFICADOS
Con el fin de crear una prioridad de comunicación y mitigar la sobrecarga de comunicación para los empleados, habrá tres niveles de comunicación como se describe a continuación.

A. Prioridad: La comunicación de prioridad está destinada a todos los empleados del condado de Larimer. El contenido de los mensajes prioritarios incluye la información necesaria para que los empleados completen sus trabajos, así como para utilizar programas para mejorar su paquete de empleo y beneficios con el condado de Larimer (referencia A). La comunicación prioritaria puede incluir, entre otros, correos electrónicos de todo el condado, información privilegiada, mensajes del administrador del condado, cambios de proceso, anuncios de programas, alertas de sistema o de emergencia, encuestas a los empleados y cualquier información considerada "prioritaria" por la administración del condado.

B. Secundaria: la comunicación secundaria servirá para uno de dos propósitos. El primero puede afectar a todos los empleados pero no requiere inmediatez en la lectura o respuesta; y en segundo lugar, afecta a un empleado demográfico específico, como el lugar de trabajo, el departamento, el sexo o la edad, o los roles dentro del condado. La comunicación secundaria puede incluir, entre otros, recordatorios de beneficios, alertas de edificios, capacitación específica del departamento, correos electrónicos dirigidos, reconocimiento de empleados y anuncios en el tablón de anuncios.

C. General: La comunicación general no está relacionada con el empleo en el condado de Larimer, pero contiene contenido relevante para la organización y generalmente también se comparte con el público. La comunicación general puede incluir, entre otros, anuncios de programas, invitaciones a eventos, información pública, cierres de edificios, comentarios de la comunidad y eventos de recaudación de fondos del programa.

III. CORREOS ELECTRÓNICOS EN TODO EL CONDADO

A. Métodos de correo electrónico. Los correos electrónicos de todo el condado se envían a través de uno de dos métodos.

1. Gmail: los correos electrónicos de todo el condado enviados a través de Gmail deben contener [CW] al principio de la línea de asunto, con el nombre del remitente en el campo Para: y todo el condado en el campo Cco :. No hay análisis adjuntos a Gmail.

2. MailChimp: los correos electrónicos de todo el condado enviados a través de MailChimp deben contener [CW] al comienzo de la línea de asunto. Los análisis como las tasas de apertura y clic están disponibles a través de MailChimp.

un. Tasa de apertura: el porcentaje de correos electrónicos abiertos por empleados.

B. Tasa de clics: el porcentaje de empleados que hicieron clic en enlaces externos enumerados en el correo electrónico.

B. Calificaciones. Los correos electrónicos de todo el condado se incluyen en el nivel de comunicación Prioritario, y el contenido debe cumplir con una de las siguientes categorías para ser compartido a través de este canal de comunicación.

1. Anunciar un nuevo servicio, recurso o cambio de procedimiento y afectar a más del 70% de la población de empleados.

2. Solicitar comentarios, respuestas o acciones de más del 70% de la población de empleados, a través de una encuesta, formulario u otra acción.

3. Notificaciones de emergencia sobre cierres de edificios, inclemencias del tiempo o problemas de seguridad.

4. Problemas de sistema o software que afectan a más del 70% de la población de empleados.

C. Responsabilidad

1. Correos electrónicos de todo el condado: los correos electrónicos de todo el condado serán revisados ​​y aprobados por el especialista en comunicación y medios de recursos humanos para la aprobación del contenido y la audiencia y la programación de los correos electrónicos de todo el condado.

un. Correo electrónico comunicaciones internas@larimer.org e incluya el contenido del correo electrónico, la audiencia y las fechas solicitadas para el correo electrónico de todo el condado. El contacto también se puede iniciar mediante el formulario de solicitud de correo electrónico de CW (consulte el anexo 1).

2. Problemas con el sistema o el software: los correos electrónicos de todo el condado relacionados con problemas con el sistema o el software serán manejados por el departamento apropiado que posee el sistema o el software, y no requieren la aprobación del especialista en comunicación y medios de recursos humanos. 

3. Notificaciones de emergencia: Dependiendo de la naturaleza de la emergencia, las notificaciones de emergencia pueden ser manejadas por el administrador del condado, el personal de las instalaciones o el personal de TI, y no requieren la aprobación del especialista en comunicación y medios de recursos humanos.

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John Kefalas
Presidente de la Junta de Comisionados del Condado
(Aprobado por BOCC - Agenda de consentimiento - 08/10/2021)
(Firma en original archivado en Gestión de Registros)

Distribución:
Todos los departamentos del condado y funcionarios electos
Manual de SOP de gestión de registros (original)

JG / vl

FECHA: 10 de agosto de 2021

PERÍODO DE VIGENCIA: Hasta que sea reemplazado

HORARIO DE REVISIÓN: Cada cinco años en julio, o según sea necesario

CANCELACIÓN: Ninguna

RECINTO:

1. Formulario de solicitud por correo electrónico para todo el condado

REFERENCIA:

1. Programa de comunicación interna
2. Herramientas de comunicación actuales
3. Manual de políticas de gobierno 4.0; Objetivos de la junta y metas estratégicas