Juntas, comisiones, consejos, comités y grupos de trabajo del condado de Larimer

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DEL CONDADO DE LARIMER

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO 100.1K

ASUNTO: JUNTAS, COMISIONES, CONSEJOS, COMITÉS Y GRUPOS DE TRABAJO DEL CONDADO DE LARIMER

FECHA: 1 de febrero de 2024

PERÍODO EFECTIVO: hasta que se sustituya
CALENDARIO DE REVISIÓN: Cada seis años en enero, o según sea necesario

CANCELACIÓN: Política y Procedimiento Administrativo l00.1J; 31 de enero de 2022

REFERENCIAS:

PROPÓSITO: Establecer una política uniforme y un proceso de procedimiento para las juntas, comisiones, consejos, comités y grupos de trabajo del condado de Larimer (referencia A); y servir de referencia para la formación cruzada y la formación de nuevo personal.

ALCANCE: Esta política y procedimiento se aplican a todas las juntas, comisiones, consejos, comités y grupos de trabajo voluntarios de miembros de la comunidad del Condado y al personal apropiado que apoya las funciones de estas entidades (referencia B). Esta política y procedimiento no se aplican a los comités internos de personal, grupos de trabajo o grupos de trabajo ad hoc, ni a la Junta de Jubilación del Condado.

RESPONSABILIDAD: El personal administrativo de los comisionados, el administrador del condado y el subgerente del condado serán responsables de la implementación de esta política y procedimiento.

REQUISITOS ESPECÍFICOS: (A los efectos de esta política y procedimiento, el término "Junta" se referirá a cualquier junta, comisión, consejo, comité, grupo de trabajo o cualquier otro grupo voluntario de miembros de la comunidad que presten servicios en el condado de Larimer).

La Oficina de Comisionados publicará las vacantes en la junta directiva para reclutar un grupo diverso de solicitantes calificados (Sección III, A: Reclutamiento).
Para la mayoría de las juntas del condado, la Junta de Comisionados del Condado hará los nombramientos antes del inicio del período que comienza el 1 de julio. Los nombramientos para la Junta Asesora Agrícola, las Juntas de Salud Conductual, la Junta de Ferias y el Consejo de Política de Residuos Sólidos se realizarán antes del inicio del período el 1 de diciembre. Los nombramientos para el Comité Asesor de Planificación de Red Feather Lakes, la Junta de Rodeo y el Fondo de Préstamos Rotatorio Weld/Larimer se realizarán antes del comienzo del período a partir del 1 de enero (Sección II, B: Términos). Si no se realiza un nombramiento antes del comienzo de un período, la Junta de Comisionados del Condado hará un nombramiento tan pronto como sea posible.
La Junta de Comisionados del Condado llevará a cabo una revisión periódica de las Juntas.
La Junta de Comisionados del Condado agradece las contribuciones de los miembros de la junta y puede organizar un evento de reconocimiento anual (Sección XIII).

SECCIÓN DE REVISIÓN (Cambios significativos con respecto a la política anterior):

Múltiples cambios gramaticales y aclaraciones menores de redacción en todo momento.
Referencias (actualizado)
Sección IE
Sección II.A.3 (añadida)
Sección II.G
Sección II.H
Sección III.E
Sección IV.C
Sección VII.A
Sección IX.F
SECCION XIII
Sección XVI
Sección XV
Sección XVII
Sección XVIII.E
Código de conducta de las juntas y comisiones del condado de Larimer (agregado como apéndice)

POLÍCES Y PROCEDIMIENTO:

NOTA: En los casos en que las regulaciones y leyes federales o estatales difieran A partir de esta política/procedimiento, se respaldarán las leyes y regulaciones federales y estatales.

DEFINICIONES:
1. TIPOS DE JUNTA: Las juntas del condado tienen diferentes funciones, responsabilidades y autoridad. Es importante que el personal y los miembros de la junta comprendan plenamente la función, la responsabilidad y la autoridad de su junta como se define a continuación (referencia B):
  1. Junta Asesora: Una junta asesora sirve como un foro continuo de voluntarios que asesoran y ayudan a la Junta de Comisionados del Condado y/o a un departamento del Condado solicitante, brindándoles asesoramiento técnico y no técnico sobre cuestiones. Las juntas asesoras no están autorizadas a tomar decisiones en nombre del condado. La Junta de Comisionados del Condado considerará las aportaciones de las Juntas Asesoras, así como de otros miembros de la comunidad, al tomar decisiones y puede o no tomar medidas que estén de acuerdo con el consejo de la junta. Las juntas asesoras no pueden hablar en nombre del condado ni tomar posiciones independientes sobre cuestiones con el público o la prensa. Su propósito es únicamente asesorar a la Junta de Comisionados del Condado o al departamento solicitante.
    1. Junta Asesora de Asesoría al Constituyente: Este tipo de junta asesora se utiliza para solicitar opiniones de la comunidad sobre un tema o programa del condado. La membresía de estos consejos asesores debe ser amplia y representar la diversidad demográfica y geográfica de la comunidad.
    2. Contenido Consejo Asesor Asesor: Este tipo de junta asesora brinda asesoramiento sustancial a la Junta de Comisionados del Condado o al departamento del Condado para ayudar con los procesos de toma de decisiones. Se fomentan diversos intereses y opiniones, y se le puede pedir a la junta que desarrolle propuestas y productos específicos para la consideración de la Junta de Comisionados del Condado o del departamento del Condado. Los miembros seleccionados para formar parte de estos consejos asesores brindan una amplia variedad de aportes y experiencia especializada. Estos consejos asesores deben ser demográficamente representativos de la comunidad en la medida de lo posible.
    3. Grupo de trabajo: Este tipo de consejo asesor puede reflejar tanto el tipo de consejo asesor como el de contenido y además está encargado de la implementación de un proyecto o programa. Un ejemplo de junta de trabajo es la Junta de la Feria del Condado de Larimer, que asesora a la Junta de Comisionados del Condado sobre cuestiones de política asociadas con la Feria del Condado, pero también es responsable de organizar, gestionar e implementar la Feria del Condado.
  2. Junta Cuasi Judicial: Algunas juntas se definen en el estatuto estatal y tienen ciertas responsabilidades y autoridad estatutarias, según lo designado por el estatuto. A menudo, estas juntas tienen la autoridad para celebrar audiencias formales, aceptar testimonios y emitir decisiones. Estas decisiones pueden o no estar sujetas a revisión por parte de la Junta de Comisionados del Condado. Los miembros de estas juntas deben ser conscientes de proteger la naturaleza cuasijudicial imparcial de la junta y sus audiencias formales. Las actividades de estas juntas se limitan a la autoridad otorgada por ley o específicamente por la Junta de Comisionados del Condado.
  3. Junta de Toma de Decisiones: Las juntas de toma de decisiones tienen autoridad, ya sea por ley o según lo otorga la Junta de Comisionados del Condado, para tomar decisiones tales como, entre otras, aprobar solicitudes y solicitudes, asignar recursos, contratar o despedir empleados o adoptar regulaciones. La autoridad específica de cada junta que toma decisiones se define en el estatuto estatal o en los estatutos de la junta aprobados por la Junta de Comisionados del Condado.
  4. Grupo de trabajo: Los grupos de trabajo son paneles especiales ad hoc creados por la Junta de Comisionados del Condado para un proyecto o tarea específica. Los grupos de trabajo tienen una duración limitada y no están en curso. Las responsabilidades del grupo de trabajo serán designadas mediante resolución de la Junta de Comisionados del Condado en el momento en que la Junta autorice la formación del grupo de trabajo. La Junta de Comisionados del Condado considerará las aportaciones de los grupos de trabajo, así como de otros miembros de la comunidad, al tomar decisiones y puede o no tomar medidas que estén de acuerdo con el consejo de los miembros del grupo de trabajo. Los grupos de trabajo no pueden hablar en nombre del condado y se crean para asesorar a la Junta de Comisionados del Condado y no deben tomar posiciones independientes sobre cuestiones con el público o los medios públicos.
2. COMISIONADO ENLACE: El o los Comisionados del Condado asignados a la junta (referencia B).
3. ENLACE DEL PERSONAL: Un puesto del personal del Condado responsable de la coordinación y comunicación con los miembros de la junta y el(los) comisionado(s) de enlace, y el apoyo diario de la junta.
4. FUNCIONARIO RESPONSABLE: Cada junta tendrá un funcionario del condado responsable asignado a la junta (referencia B). El Oficial Responsable será responsable del presupuesto de la junta y de las actividades generales de la junta. El Funcionario Responsable puede ser un funcionario electo o un director de área de servicio designado, o un jefe de departamento o división. En caso de que la junta asesore a varios departamentos del condado, una persona actuará como funcionario responsable.
5. CONTACTO ADMINISTRATIVO: Un puesto del personal del Condado responsable de ayudar al enlace del personal a coordinar el apoyo diario de la junta.
CONDICIONES:
Se aplican las siguientes limitaciones a la membresía en juntas o comisiones:
1. A menos que lo exija una regulación federal o un estatuto estatal, ningún miembro de la junta podrá formar parte de ninguna junta durante más de dos mandatos consecutivos o seis años consecutivos, lo que sea más largo, a menos que lo considere y apruebe la Junta de Comisionados del Condado. Dicha solicitud de excepción de la Junta de Comisionados del Condado se basará en circunstancias extraordinarias que incluyen cosas tales como: reclutamientos repetidos no han dado como resultado nuevos candidatos calificados; la reelección es necesaria para lograr quórum para realizar negocios; el candidato aporta habilidades, experiencia o antecedentes específicos; el candidato representa un grupo subrepresentado y ningún otro solicitante cubre esa necesidad. Además, se aplican las siguientes excepciones:
  1. Miembros que sirven como “ex officio” y cualquier puesto de personal en la Junta de Revisión de Inundaciones, la Junta Asesora de Correcciones Comunitarias, la Junta de Jubilación, la Junta de Apelaciones, la Junta de Salud, la Junta de Rodeo y los miembros de la Junta de Ferias que, al completar su primer mandato , podrá solicitar su reelección para un segundo y tercer mandato completo de tres años.
  2. En el caso de que un individuo complete el período restante de un miembro de la junta, ese período no vencido no se contará como un período completo, excepto en el caso de la Junta Justa, donde la finalización de un período parcial se considerará como el primer período completo. mandato del recién nombrado miembro de la Junta de la Feria.
  3. Los miembros jóvenes, de 18 años o más, pueden ser nombrados miembros votantes de cualquier junta a discreción del Comisionado por un período de hasta 1 año. Los términos pueden renovarse a discreción de la junta.
2. La mayoría de las juntas del condado tienen mandatos escalonados de 3 años que comienzan el 1 de julio y terminan el 30 de junio con las siguientes excepciones: la Junta Asesora Agrícola, las Juntas de Salud del Comportamiento, la Junta de Ferias y el Consejo de Política de Residuos Sólidos, cuyos mandatos comienzan el 1 de diciembre y terminan el 30 de noviembre; el Comité Asesor de Planificación de Red Feather Lakes, la Junta de Rodeo y el Fondo de Préstamos Rotatorio Weld/Larimer, cuyos términos comienzan el 1 de enero y finalizan el 31 de diciembre.
3. Los nombramientos para puestos que queden vacantes a mitad de período se pueden realizar en cualquier momento o se pueden posponer al período regular, a discreción de la Junta de Comisionados del Condado.
4. El personal asignado para apoyar a las juntas del condado no está sujeto a ninguna limitación de mandato.
5. A menos que se especifique lo contrario por regulación federal o estatuto estatal, los miembros de la junta sirven a discreción de la Junta de Comisionados del Condado, no tienen intereses de propiedad ni derechos sobre su membresía u cargo, y pueden ser destituidos en cualquier momento y por cualquier motivo por la Junta del Condado. Comisarios.
6. La asistencia regular a las reuniones es importante para garantizar que cada junta del condado tenga quórum, aportes diversos y pueda realizar sus funciones. Se espera que los miembros de la junta asistan regularmente a las reuniones y eviten faltar a varias reuniones consecutivas o a más de (4) reuniones dentro de un año calendario.
7. En ocasiones, es posible que la Junta de Comisionados del Condado deba cancelar, reprogramar, suspender o terminar la operación o reunión de una junta o comisión (si la ley no exige lo contrario) debido a problemas de personal, recursos u otras preocupaciones del condado. Los miembros serán notificados tan pronto como sea razonable según las circunstancias específicas.
RECLUTAMIENTO:
1. El condado valora la equidad, la diversidad y la inclusión y considera que las voces de poblaciones tradicionalmente subrepresentadas son fundamentales para la fortaleza y el funcionamiento más eficaz de las juntas de voluntarios.
2. La Oficina de Comisionados anunciará las vacantes de la junta directiva en varios medios de comunicación, incluidos comunicados de prensa, el sitio web del Condado, plataformas de redes sociales y mediante otros métodos necesarios para llegar a poblaciones diversas y a todos los residentes. Las solicitudes estarán disponibles en el sitio web del Condado, en la Oficina del Comisionado y por correo electrónico y por correo estadounidense previa solicitud.
3. Se alienta al personal del condado y a los miembros actuales de la junta directiva a ayudar a reclutar candidatos, especialmente cuando se requiere experiencia o poblaciones específicas.
4. SOLICITUDES: Los miembros de la comunidad interesados en formar parte de una junta y los miembros actuales de la junta interesados en servir otro mandato deben presentar una solicitud antes de la fecha límite de solicitud publicada en el sitio web del Condado en https://www.larimer.gov/boards. El mismo solicitante podrá presentar solicitudes a no más de tres juntas a la vez. A discreción de la Junta de Comisionados del Condado, se pueden hacer arreglos especiales para presentar solicitudes para formar parte de las juntas de personas con experiencia vivida o de grupos tradicionalmente subrepresentados.
5. ELEGIBILIDAD: La elegibilidad para cualquier junta se definirá en los estatutos de esa junta. Excepto por circunstancias especiales aprobadas por la Junta de Comisionados del Condado, todos los miembros de cualquier junta del condado serán residentes legales del Condado de Larimer. Debido a compromisos de tiempo y para permitir que más miembros de la comunidad tengan la oportunidad de servir, un individuo solo puede formar parte de una junta a la vez.
PROCESO DE SELECCIÓN: La Junta de Comisionados del Condado buscará personas calificadas, con diversidad cultural y de género, representación geográfica y una amplia gama de puntos de vista, intereses especiales y experiencia. Los miembros actuales de la junta pueden ayudar con el reclutamiento de nuevos miembros, pero no deben seleccionar, entrevistar ni hacer recomendaciones para nombramientos a menos que la Junta de Comisionados del Condado lo solicite específicamente.
1. Los nombramientos para las juntas del condado se realizarán de la siguiente manera:
  1. El comisionado de enlace con la junta o su designado revisará las solicitudes y seleccionará a los solicitantes que deseen entrevistar;
  2. El enlace del comisionado puede invitar al enlace del personal de la junta y al presidente de la junta a asistir a las entrevistas;
  3. La Junta de Comisionados del Condado o su persona designada pueden realizar verificaciones de referencias o antecedentes de los solicitantes para garantizar que se cumplan los requisitos de membresía. No se realizarán dichas verificaciones de antecedentes sin el consentimiento informado del solicitante;
  4. Las recomendaciones del equipo de entrevistas se presentarán a la Junta de Comisionados del Condado, quienes considerarán y aprobarán formalmente los nombramientos en una reunión pública de Asuntos Administrativos.
2. La oficina del Comisionado se comunicará con los miembros titulares de la junta que sean elegibles para ser reelegidos para evaluar su interés en ser reelegidos. Los miembros que soliciten una reelección serán considerados junto con todos los demás solicitantes. Los titulares pueden ser entrevistados por la Junta de Comisionados del Condado, a su discreción.
3. Al aceptar un nombramiento para una junta del condado, el solicitante acepta cumplir con esta política, el Código de conducta y los estatutos de la junta. A cualquier miembro de la junta que viole los términos de esta política, el Código de conducta o los estatutos de la junta para la que fue designado se le puede pedir que renuncie o la Junta de Comisionados del Condado puede destituirlo de la junta.
NOTIFICACIÓN: La Oficina del Comisionado se comunicará con los solicitantes seleccionados para una entrevista por parte del Comisionado de Enlace. La Oficina de los Comisionados notificará a todos los solicitantes, incluidos los titulares que soliciten una reelección, sobre el estado de sus solicitudes.
VACANTES:
1. La Oficina de los Comisionados mantendrá todas las solicitudes archivadas durante un año. Si se producen vacantes durante el año, se podrán cubrir a partir de la lista actual de solicitantes y/o publicando las vacantes. Para juntas directivas difíciles de reclutar, las solicitudes pueden mantenerse archivadas durante dos años.
2. Las renuncias a una junta deben enviarse por escrito a la Junta de Comisionados del Condado.
ALTERNOS DE LA JUNTA, COMISIÓN O GRUPO DE TRABAJO:
1. Ninguna junta del condado tendrá miembros designados como suplentes, con excepción de la Junta de Ajuste, que puede hacerlo según el Estatuto del Estado de Colorado 30-28-117. Todos los miembros, excepto los designados como asociados, tendrán plenos privilegios de membresía y voto en todas las juntas del Condado.
2. Si las regulaciones federales o estatales requieren suplentes, la Sección VII, A no se aplica.
3. Los miembros suplentes y sin derecho a voto de una junta que deseen convertirse en miembros regulares deben completar una solicitud para su consideración por la Junta de Comisionados del Condado en https://www.larimer.gov/boards.
PERSONAL DE APOYO: El personal de apoyo está disponible para los miembros de la junta a través del funcionario responsable, el enlace del personal y el contacto administrativo asignado a cada junta.
1. Es responsabilidad de la Junta de Comisionados del Condado, en coordinación con el Oficial Responsable y el Enlace del Personal, proporcionar el presupuesto necesario y otros recursos para que cada junta realice sus tareas asignadas.
2. Es responsabilidad del enlace del personal garantizar que la junta cuente con personal de apoyo adecuado y razonable dentro de los recursos presupuestados.
3. Los enlaces del personal, los funcionarios responsables y los contactos administrativos no serán miembros de la junta a la que estén asignados, con excepción de la Junta Asesora de Correcciones Comunitarias y la Junta de Revisión de Inundaciones, si los Comisionados han designado a un empleado del Condado como miembro de la junta.
4. Es responsabilidad del Enlace del Personal solicitar la asistencia del Enlace de los Comisionados a una reunión programada de la junta comunicándose con el Gerente de Operaciones Comerciales de la Oficina de los Comisionados. El Enlace del Personal enviará al Enlace del Comisionado la agenda de la reunión antes de la reunión programada.
5. Los enlaces del personal informarán cualquier violación de los requisitos de asistencia a la Junta de Comisionados del Condado para su revisión y consideración.
ENLACE DEL PERSONAL: A cada junta se le asigna un enlace de personal y algunas juntas también pueden tener un contacto administrativo cuya función y responsabilidades son:
1. Proporcionar el apoyo diario a la junta; comunicarse y coordinar con los miembros de la junta, los enlaces de los comisionados y el personal de la Oficina de los comisionados;
2. Programe reuniones, visitas al sitio y eventos especiales según sea necesario; llevar a cabo reuniones efectivas de la junta directiva y garantizar que se cumplan todos los requisitos legales de reuniones abiertas, incluidos los requisitos y procedimientos de la ADA para comentarios públicos.
  1. Asegúrese de que haya asientos de audiencia separados del tablero disponibles para cualquier miembro del público que asista.
  2. Si se programa un período de comentarios públicos, asegúrese de que esté incluido en la agenda, establezca límites de tiempo y envíe cualquier solicitud de acción del Condado al Enlace de la Comisión si no está presente.
3. Preparar (en consulta con el liderazgo de la junta y el Comisionado de Enlace, según corresponda) y publicar las agendas de las reuniones, incluido un enlace en línea a las reuniones virtuales y actas de la página web de la junta;
4. Comprender y garantizar que la junta actúe de acuerdo con esta política; comprender el papel y la autoridad de la junta (es decir, asesora, toma de decisiones, cuasijudicial) y garantizar que esté operando dentro de su alcance y de acuerdo con sus estatutos;
5. Asistir con el reclutamiento, selección, orientación y capacitación de nuevos miembros de la junta;
6. Mantener los registros de las reuniones, incluidas las agendas y las actas, de acuerdo con los estatutos estatales con respecto a la retención de registros. Los enlaces del personal se asegurarán de que las actas se conserven de acuerdo con el manual de retención.
ENLACE DE COMISIONADOS: Los Comisionados de Enlace están asignados a cada junta (referencia B). El papel del Comisionado de Enlace es:
1. Comunicarse con la junta según sea necesario y servir como contacto principal con la Junta de Comisionados del Condado;
2. Revisar solicitudes, entrevistar candidatos y hacer recomendaciones a la Junta de Comisionados del Condado para la aprobación final y el nombramiento de miembros nuevos y reelegidos;
3. Asistir a las reuniones programadas de la junta directiva cuando estén disponibles y cuando lo solicite el enlace del personal.
4. Reenviar cualquier solicitud realizada durante los comentarios públicos a los Comisionados o a la Agencia del Condado correspondiente para que se tomen medidas y respuestas adicionales.
ORIENTACIÓN Y ENTRENAMIENTO: Los enlaces del personal proporcionarán a los nuevos miembros de la junta los materiales pertinentes para ayudarlos a convertirse en miembros de la junta en pleno funcionamiento, incluida una copia de los estatutos y una copia de esta política y una copia del Código de conducta de las juntas y comisiones del condado de Larimer. Los enlaces del personal informarán a todos los nuevos miembros sobre el rol, las responsabilidades y la autoridad de la junta. Se anima a los miembros establecidos de la junta directiva a compartir su experiencia y conocimientos con los nuevos miembros. Se anima a los nuevos miembros a asistir a las reuniones antes de que comience su mandato.
ESTATUTOS: Cada junta debe adoptar estatutos que sean consistentes con esta política. Se debe enviar una copia de los estatutos a la Oficina de Comisionados para que el personal los revise antes de su adopción. Los estatutos se adoptan previa aprobación de la Junta de Comisionados del Condado. Esta política se incorporará, por referencia, a los estatutos de todas las juntas del Condado. Los estatutos incluirán una descripción de las metas, objetivos, deberes y tareas de la junta, según lo definido por la Junta de Comisionados del Condado o el departamento correspondiente del Condado. Todas las juntas del condado revisarán sus estatutos anualmente y presentarán cualquier actualización o revisión a la Junta de Comisionados del Condado para su revisión y aprobación.
RECONOCIMIENTO: La Junta de Comisionados del Condado aprecia las contribuciones de los miembros de la junta y puede organizar una actividad de reconocimiento anual para reconocer a todos los miembros y su contribución al condado de Larimer. La Junta de Comisionados del Condado puede enviar una carta de agradecimiento a todos los miembros salientes de la junta.
TITULARIDAD DE PROPIEDAD INTELECTUAL:
1. Cualquier documento, artículo, informe, correspondencia, recomendación u otro producto elaborado por una junta del condado será propiedad exclusiva de la Junta de Comisionados del Condado de Larimer.
2. Ninguna junta o miembro de la junta puede tener derechos de autor ni, de ninguna otra manera, asumir la propiedad de ningún documento, artículo, recomendación u otros productos producidos por la junta.
3. Todos los documentos y correspondencia producidos como parte del negocio regular de cualquier junta del Condado estarán sujetos a las mismas políticas de registros abiertos aplicables a todos los documentos y correspondencia del Condado.
4. Todos los documentos y publicaciones de cualquier junta del condado deben identificarse claramente como pertenecientes o originarios del condado de Larimer y deben cumplir con las pautas del logotipo del condado de Larimer en la política y el procedimiento administrativos 100.10 (referencia D).
PRESENTACIÓN DE INFORMACIÓN A LA JUNTA DE COMISIONADOS DEL CONDADO:
1. La información presentada para la consideración de la Junta de Comisionados del Condado debe ser enviada por el Enlace del Personal de la junta al Gerente del Condado, incluyendo:
  1. C objetivodeclaración clara y concisa del tema
  2. Resumen del problema/asunto/solicitud, incluido cualquier historial previo con la Junta de Comisionados del Condado u otra junta del Condado, si corresponde
  3. Propuesta - solución u oportunidad propuesta
  4. Ventajas
  5. Desventajas
  6. Acción solicitada - acción específica solicitada a la Junta de Comisionados del Condado (por ejemplo, aprobación, financiación, dotación de personal, etc.)
  7. Interés(es) Potencialmente Afectado(s) - grupos, individuos u organizaciones afectados o interesados en el problema/asunto/solicitud
  8. Nivel de interés público y participación
REUNIONES ABIERTAS: Todas las reuniones y acciones de una junta del condado deben cumplir plenamente con los estatutos estatales que rigen las reuniones públicas abiertas. Es responsabilidad del enlace del personal estar familiarizado con las leyes de reuniones públicas abiertas y garantizar que las agendas y actas de las reuniones se publiquen de manera oportuna y de acuerdo con esta política. Esta disposición no pretende exigir que una junta cumpla con los estatutos de las reuniones abiertas si no cumple con los requisitos legales para hacerlo.
TOMA DE DECISIONES:
1. Cualquier acción, recomendación o discusión de una junta del Condado se limitará a la misión y las tareas definidas de la junta como se describe en sus estatutos aprobados.
2. Todas las juntas del Condado que llevan a cabo procesos de participación pública seguirán las pautas adoptadas para la participación pública en la Política de Participación Pública de la Junta de Comisionados del Condado (referencia E).
3. Es responsabilidad del enlace del personal ayudar a la junta en su proceso de toma de decisiones e informar a los miembros nuevos y existentes sobre las responsabilidades y autoridad de la junta y sus miembros. Los enlaces del personal no deben ejercer influencia indebida durante el proceso de toma de decisiones, pero deben garantizar que las decisiones de la junta estén alineadas con el cargo emitido y aprobado por la Junta de Comisionados del Condado.
COMPENSACIÓN Y REEMBOLSO:
1. COMPENSACIÓN: Los miembros de la comunidad que sirven en las juntas del condado lo hacen como voluntarios (referencia C). No habrá compensación financiera ni reembolso de gastos, excepto lo que se indica a continuación, para los voluntarios de cualquier junta.
2. MILLAJE: Los miembros de la junta pueden solicitar un reembolso por millas u otros costos de transporte para asistir a cualquier función de la junta si el miembro debe viajar más de diez millas desde su residencia. El millaje será reembolsado a la tarifa establecida por las regulaciones federales para voluntarios. El Funcionario Responsable es responsable de aprobar los reembolsos de millas para las juntas dentro del presupuesto proporcionado por la Junta de Comisionados del Condado.
3. COMIDAS: Se pueden proporcionar comidas como parte de las reuniones regulares de la junta según lo presupuestado.
4. GASTOS: A los miembros de la junta se les pueden reembolsar los costos de bolsillo asociados con los negocios de la junta, siempre que los gastos hayan sido presupuestados previamente por la Junta de Comisionados del Condado y autorizados por el funcionario responsable (por ejemplo, suministros de oficina, copias, impresiones, etc. ). Se podrán reembolsar otros gastos si, a juicio del funcionario responsable, dicho reembolso redunda en el mejor interés del condado.
5. ESTIPENDIOS NOMINALES PARA PERSONAS CON EXPERIENCIA VIVIDA: La Junta de Comisionados del Condado reconoce la importancia de incluir la experiencia de los residentes con experiencia vivida, y que los miembros de poblaciones marginadas con experiencia vivida tan valiosa enfrentan obstáculos para su participación. La Junta de Comisionados del Condado desea reducir estos obstáculos a la participación de dichas personas proporcionando estipendios nominales siempre que dichos estipendios cumplan con las leyes estatales y federales y no 1) interfieran con las protecciones extendidas a los voluntarios por la Ley Federal de Protección de Voluntarios, o 2) crear una relación laboral entre el voluntario y el Condado. Estos estipendios nominales solo se proporcionarán a personas con experiencia vivida, que no incluye experiencia profesional en un campo técnico que pueda ser requerida o beneficiosa como miembro de la junta, y aquellos que enfrentan barreras económicas para participar en actividades del gobierno local. Las personas que participan en Juntas debido a su liderazgo en organizaciones que atienden a poblaciones marginadas pero que carecen de experiencia vivida en esos grupos no serán elegibles para recibir estipendios nominales. Las personas con experiencia vivida seleccionadas en las Juntas del Condado deben completar una Solicitud del Programa de Estipendio y la compensación recibida está sujeta a retenciones de impuestos. Una vez que se completa la solicitud, la solicitud será revisada por el enlace del personal asignado a la junta y el Administrador del Condado para su aprobación. Una vez aprobados, los solicitantes deberán proporcionar la documentación requerida antes de recibir un estipendio. Cualquier estipendio proporcionado no estará vinculado a la cantidad de horas realmente trabajadas.
COBERTURA DEL SEGURO:
1. La responsabilidad general (responsabilidad distinta a la del automóvil, incluida la general, policial y profesional) se proporciona a todos los voluntarios (referencia C).
2. Los voluntarios no están cubiertos por la cobertura de compensación para trabajadores autoasegurados del Condado. Cualquier lesión sufrida durante el voluntariado es responsabilidad del voluntario individual.
3. Específicamente para el seguro de automóviles, tanto los daños físicos como la responsabilidad legal por lesiones corporales o muerte están cubiertos para todos los voluntarios que conducen vehículos del Condado (referencia C).
  Además, la cobertura de responsabilidad civil en exceso de cualquier otro seguro válido o cobrable, ya sea primario, en exceso o contingente, se proporciona en exceso y no contribuye a dicho otro seguro para los voluntarios de las juntas y comisiones oficiales del condado mientras conducen sus vehículos personales. vehículo en asuntos oficiales del Condado. Sin embargo, las siguientes reclamaciones están excluidas de la cobertura.
  1. Lesiones corporales o muerte de pasajeros (incluidos amigos y familiares) que no se encuentran en asuntos oficiales del Condado.
  2. Daño físico a vehículos que no son propiedad del condado utilizados en negocios del condado.
  3. Actividad ilegal
  4. Incidentes o accidentes relacionados con drogas y/o alcohol.
4. No se proporciona seguro de propiedad para ninguna propiedad personal del voluntario.
CONFLICTO DE INTERESES:
1. Un conflicto de intereses ocurre cuando las relaciones o intereses privados y personales de una persona divergen de modo que un observador independiente puede cuestionar razonablemente si las acciones o decisiones de la persona están determinadas por el beneficio, ganancia o ventaja personal.
2. Los miembros de las juntas no utilizarán su membresía para beneficio privado y actuarán de manera imparcial y no darán trato preferencial a ninguna organización o individuo privado.
3. Un miembro de cualquier junta que tenga un interés personal o privado en un asunto propuesto o pendiente deberá revelar dicho interés a la junta, no votará sobre el tema y no intentará influir en las decisiones de otros miembros que voten sobre el asunto.
REGALOS:
1. Está prohibida la aceptación o entrega de obsequios personales que puedan dar lugar a un conflicto de intereses. Ningún miembro de ninguna junta puede aceptar ni dar un obsequio personal superior a $65 de ningún individuo, organización, contratista o cualquier otra entidad que haga negocios con el Condado o tenga algún control de los negocios del Condado relacionados con las actividades de su junta.
MINUTOS:
1. Se registrarán actas de todas las reuniones de cualquier junta del condado que estén sujetas a la Ley de Reuniones Abiertas de Colorado. Las actas aprobadas o borradores deben publicarse tan pronto como sea posible después de la reunión de la junta. Se recomienda encarecidamente a las juntas directivas que publiquen el borrador de las actas antes de la aprobación final de las mismas en su próxima reunión de la junta. Como mínimo, las actas se publicarán en la página web de la junta dentro de los 7 días posteriores a la aprobación de la junta.
2. Las actas deben ser “actas de acción” y registrar cualquier acción formal tomada por la junta. Las actas no pretenden ser transcripciones literales de la reunión. La cantidad de detalles incluidos en las actas más allá del registro de acciones queda a criterio de cada junta.
AGENDAS: Las agendas de todas las reuniones públicas se publicarán en la página web de las juntas y comisiones del condado con un mínimo de 7 días antes de la reunión.
RENUNCIAS: Cualquier sección de esta política puede ser dispensada por mayoría de votos de la Junta de Comisionados del Condado.

lorenda volker
Gerente del condado

Distribución:
Todos los funcionarios electos y departamentos del condado
Todos los contactos departamentales para juntas asesoras (distribución por oficina de BCC)
Página web de juntas y comisiones de Larimer County.org
Manual de SOP de gestión de registros (original)

APÉNDICE
JUNTAS Y COMISIONES DEL CONDADO DE LARIMER
CÓDIGO DE CONDUCTA DE MIEMBROS

Este anexo a la Política y procedimiento administrativo 100.1K establece reglas de conducta y orientación para cualquier miembro de cualquier junta, comisión o comité establecido por el condado de Larimer. Los miembros de una junta o comisión, por la naturaleza de su nombramiento, son representantes del condado de Larimer y, como tales, se espera que actúen con respeto y cortesía entre sí, con el personal del condado y con el público. Todos los miembros sirven como voluntarios y aceptan cumplir con estas políticas en su papel como miembros de la junta.

Los miembros recibirán comunicaciones, incluidos mensajes de texto, relacionadas con la Junta designada a través del correo electrónico y el número de teléfono proporcionados en sus materiales de solicitud, o según lo proporcionado al Contacto del personal, y se asegurarán de que el Contacto del personal tenga información de contacto actualizada.

Los miembros asistirán a las reuniones de la Junta con regularidad y notificarán al enlace del personal o al contacto administrativo en caso de que no puedan asistir lo antes posible. Los miembros de la Junta que no puedan asistir a tres (3) reuniones regulares consecutivas o a cuatro (4) reuniones dentro de un año calendario podrán ser reemplazados por la Junta de Comisionados del Condado.

Los miembros reconocerán el papel de su Junta. Conocer el papel de la Junta designada ayuda a ubicar el lugar de la Junta y las acciones de la Junta en el contexto más amplio de los negocios del condado de Larimer.

Los miembros estarán preparados para las reuniones revisando los informes y otros documentos proporcionados por el enlace o el director de su junta antes de la reunión. Los miembros son responsables de participar en el trabajo de la junta comunicándose bien, participando en las discusiones, mostrando voluntad de trabajar con el grupo y hacer concesiones y manteniendo una conducta profesional. Estar informado sobre la legislación y otras cuestiones que afectan el trabajo de su junta también le ayudará a tomar decisiones informadas.

Los miembros, en el momento de cualquier reunión de la Junta, utilizarán la tecnología necesaria para participar efectivamente en las reuniones, incluida una computadora equipada con una cámara y un micrófono, ya que las reuniones pueden realizarse de forma remota. Cualquier fondo u otra imagen visible durante dicha participación remota será apropiada, profesional y respaldará los principios rectores del condado de Larimer.

No se pueden utilizar imágenes que promuevan o anuncien fiestas distintas al condado de Larimer.

Los miembros mantendrán una mente abierta y dejarán de lado las agendas personales para lograr el mejor resultado para el condado de Larimer. Aunque los miembros de la junta y de la comisión pueden ser seleccionados, en parte, sobre la base de que representan grupos de intereses específicos, cada miembro debe representar el bien público general y no el de un grupo o interés exclusivo. Como tal, los miembros tomarán decisiones justas y considerarán imparcialmente todas las cuestiones.

Los miembros acuerdan respetar a todos los miembros de la junta, tratándolos como socios equitativos en la toma de decisiones, creando un ambiente inclusivo que da la bienvenida a todos los miembros como colaboradores que comparten el poder de influir en el trabajo de la junta o comisión.

En ocasiones, los miembros menores o jóvenes pueden participar, asistir o interactuar con las juntas, comisiones y programas del condado de Larimer. Los miembros deben ser conscientes de su posición de confianza y ser respetuosos con nuestra comunidad juvenil. Las interacciones con menores deben limitarse a transmitir información programática, y los miembros no pueden tener contacto con dichos menores o miembros jóvenes fuera del programa oficial, la junta o las actividades de la comisión.

Los miembros asistirán a todas las capacitaciones requeridas y se les recomienda encarecidamente que asistan a capacitaciones que mejoren su capacidad para servir de manera efectiva.

Los miembros tendrán en cuenta que son un miembro de un comité, que la autoridad de la Junta proviene de todo el grupo, no sólo de un miembro, y que, por lo tanto, las decisiones tienen la naturaleza de un consenso. Por tanto, al hablar en público:
a. Los miembros deben recordar a los oyentes que las acciones de la junta son recomendaciones (a menos que la ley establezca lo contrario) y que los comisionados del condado tomarán la acción final. Recuerde que sus acciones y declaraciones como miembro de la junta o comisión adquieren un significado especial y, si no se desempeñan de manera responsable, podrían resultar en una situación perjudicial para los mejores intereses del condado de Larimer.
b. Como miembro individual de una junta o comisión, no debe representar sus propios puntos de vista o recomendaciones como los de la junta o comisión a menos que la mayoría del organismo haya votado oficialmente para aprobar dicha acción. Los miembros de la junta o de la comisión que hagan recomendaciones o expresen opiniones que no hayan sido aprobadas por la mayoría de la junta deben indicar que están expresando opiniones individuales y que no hablan en nombre de la junta o del Condado.

Los miembros cumplirán con todas las leyes estatales aplicables, las políticas del condado y otras doctrinas relacionadas con la realización de las reuniones de la Junta.
a. Los miembros de la junta y la comisión a veces reciben información confidencial del personal del Condado. Dicha información no debe utilizarse para el beneficio privado del miembro de la junta o comisión ni de ningún otro individuo. Además, la divulgación de la información está prohibida si una persona razonable consideraría que la divulgación perjudicaría los intereses financieros de la Ciudad. La divulgación inapropiada de información confidencial o sensible puede exponer a los miembros de la junta y de la comisión a consecuencias civiles, penales o regulatorias.
b. Regalos y Favores: está prohibida la aceptación de honorarios (compensación por discurso o participación en eventos públicos como funcionario del Condado). La aceptación de cualquier otro obsequio o favor de personas que hacen negocios con el Condado o que desean hacer negocios con el Condado también está prohibida si el obsequio o favor podría interpretarse razonablemente como una compensación por una decisión oficial o como algo que tendería a perjudicar la independencia de criterio de los miembros de la junta, comisión o comité en el desempeño de sus funciones oficiales. Los miembros deben estar familiarizados y cumplir con el Artículo XXIX, Sección 3 de la Constitución de Colorado y los requisitos relacionados.
C. Si un miembro de la junta o del comité tiene un interés financiero en una decisión cuando la decisión implica algún beneficio financiero previsible y mensurable para el miembro individual o pariente, debe declarar un conflicto de intereses y abstenerse de tomar la decisión. Incluso si un miembro no tiene un interés financiero en una decisión o recomendación, un interés personal también puede crear un conflicto de intereses. La prueba para determinar un interés personal es si, a juicio de una persona razonablemente prudente, el miembro de la junta, comisión o comité obtendría o experimentaría algún beneficio o perjuicio directo y sustancial de tipo diferente al experimentado por el público en general.

Los miembros que sepan de primera mano que un colega ha violado esta política o cualquier estándar ético o legal deberán tomar medidas para evitar que se produzcan más violaciones, incluida hablar con el miembro y/o informar el incidente al enlace del personal. Si se trata de un enlace del personal que ha violado normas éticas o legales, el miembro informará al comisionado de enlace. El comisionado de enlace junto con la oficina del Administrador del Condado ayudarán a resolver este tipo de situaciones.

Los miembros no discriminarán a ninguna persona por motivos de raza, género, credo, color, religión, origen nacional, edad, estado de asistencia pública, estado civil, estado familiar, orientación sexual, estado de veterano, discapacidades físicas o mentales o cualquier otra categoría protegida. por ley.

Si algún miembro necesita renunciar a su Junta, notificará a la oficina del Comisionado del Condado de Larimer y al enlace de la junta tan pronto como sea posible y le presentará un aviso de renuncia.

En ocasiones, es posible que la Junta de Comisionados del Condado deba cancelar, reprogramar, suspender o terminar la operación o reunión de una junta o comisión (si la ley no exige lo contrario) debido a problemas de personal, recursos u otras preocupaciones del condado. Los miembros serán notificados tan pronto como sea razonable según las circunstancias específicas.

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