331.8 - Acciones correctivas y adversas; Procedimiento agraviado; y proceso de resolución de problemas

PROPÓSITO:   Esta Política está destinada a proporcionar medios para abordar y resolver problemas que surjan del desempeño o la conducta de los empleados.

ALCANCE:   Esta Política y Procedimiento se aplica a todos los empleados (referencia C) del Condado de Larimer y empleados de la Oficina del Fiscal de Distrito, Octavo Distrito Judicial, con la excepción de los empleados de la Oficina del Sheriff del Condado de Larimer.

RESPONSABILIDAD:   El Director de Recursos Humanos administra esta Política.

REQUISITOS ESPECÍFICOS:  Ninguna

SECCIÓN DE REVISIÓN (Cambios significativos de la política anterior):

• Sección IV.A (añadida)
• Sección IV.B (eliminada)
• Sección IV.D (eliminada)
• Sección VI.C (eliminada)

POLÍCES Y PROCEDIMIENTO:

POLÍTICA GENERAL:

Esta Política y procedimiento proporciona los medios para abordar y resolver los problemas que surjan del desempeño o la conducta de los empleados. Los procesos y acciones disciplinarias (acciones correctivas, acciones adversas) no son progresivos y pueden implementarse con base en el impacto percibido en la unidad de negocios, y pueden incluir consideraciones tales como el rango, severidad, naturaleza, frecuencia, riesgo, efecto, o la percepción pública de la preocupación por el desempeño o la conducta.

II. CONDICIONES:

Responsable de la toma de decisiones: como se utiliza en esta política y procedimiento, "Responsable de la toma de decisiones" se refiere a un funcionario electo, director de área de servicio o jefe de departamento que toma la decisión final sobre una acción adversa.

III. ESTADO DEL EMPLEADO:

A. Empleados temporales: los empleados en puestos temporales permanecen empleados con el consentimiento mutuo del empleado y el condado. Tanto el empleado como el Condado pueden terminar la relación laboral a voluntad, con o sin causa en cualquier momento y sin seguir ningún proceso de Resolución de problemas, Mejora del desempeño o Acción adversa. Los departamentos u oficinas deben consultar con un generalista de recursos humanos antes de la separación.

B. Empleados regulares y de término limitado (referencia B):

1. De prueba: los empleados cumplen un período de prueba de acuerdo con la política del condado (referencia A). Durante el período de prueba, los empleados permanecen empleados con el consentimiento mutuo del empleado y el Condado. El empleado o el Condado pueden terminar la relación laboral a voluntad, con o sin causa en cualquier momento y sin seguir ningún proceso de resolución de problemas, mejora del desempeño, acción adversa o queja. El Condado puede extender unilateralmente el período de prueba de un empleado. Si se extiende el período de prueba, el empleado permanece en estado de prueba hasta la fecha especificada por escrito por el Tomador de Decisiones.

2. Después del período de prueba: una vez que un empleado completa con éxito el período de prueba, el Condado no puede terminar la relación laboral sin causa.

C. Funcionarios designados: los empleados en puestos designados según se identifican en la política del condado permanecen empleados con el consentimiento mutuo del empleado y el condado (referencias A y D). El Funcionario Designado o el Condado pueden terminar la relación laboral a voluntad, con o sin causa en cualquier momento y sin seguir ningún proceso de Resolución de Problemas, Mejora del Desempeño o Acción Adversa.

D. Funcionarios electos: Los funcionarios electos son elegidos por los ciudadanos del condado de Larimer y no están sujetos a esta política.

IV.    PROCESOS

Los supervisores son responsables de gestionar el desempeño y la conducta de sus empleados. Cuando existen problemas de desempeño o conducta, los supervisores deben tomar medidas inmediatas para abordar la situación. Los siguientes procesos pueden usarse para abordar el desempeño o la conducta.

R. Las evaluaciones de desempeño se utilizan para identificar y discutir el desempeño, incluidas las calificaciones que coinciden con el desempeño actual. Las evaluaciones de desempeño se completan al final del período de prueba y anualmente.

B. Se toman acciones correctivas para ayudar a los empleados a corregir el desempeño laboral y mejorar la conducta que no es consistente con las expectativas y estándares establecidos por el condado de Larimer. Las Acciones Correctivas no resultan en que el empleado pierda o tenga una reducción en su salario o grado. La naturaleza, necesidad y número de Acciones Correctivas pueden considerarse como un factor para imponer una Acción Adversa.

C. Las acciones adversas son acciones graves por el desempeño laboral o la conducta que no concuerda con las expectativas y los estándares establecidos por el condado de Larimer. Las acciones adversas incluyen suspensión sin goce de sueldo, descenso de categoría involuntario o despido. Las acciones adversas no necesitan seguirse en progresión. Se puede instituir una Acción adversa en función de la frecuencia o la gravedad de la situación.

V.    BASE PARA ACCIONES CORRECTIVAS O ADVERSAS:

El condado de Larimer espera que todos los empleados se comporten de una manera que refleje favorablemente el servicio del condado. Los empleados pueden estar sujetos a una acción correctiva o adversa por desempeño o mala conducta, incluidas, entre otras, las que se enumeran a continuación.

A. Desempeño insatisfactorio de las funciones laborales;

B. Conducta deliberada o descuidada que ponga en peligro la seguridad o el bienestar de los empleados o del público;

C. Daño o desperdicio negligente o intencional de la propiedad o los recursos del Condado;

D. Negarse o no cumplir con la política o procedimiento del condado o departamento / oficina;

E. Rechazo o incumplimiento de una instrucción, reglamento o ley legal;

F. Conducta inapropiada hacia los empleados del Condado, el público u otras personas que hacen negocios con el Condado, incluida la conducta fuera del horario laboral que afecta las operaciones del Condado;

G. Posesión (aparte de la posesión requerida en el desempeño de las funciones laborales), consumo, admisión de estar bajo la influencia del alcohol o sustancias controladas, o un resultado positivo de alcohol o sustancias controladas, o el uso indebido de medicamentos recetados, mientras se encuentra en una situación laboral;

H. Mal uso de la licencia, ausencia injustificada, ausencia no reportada, tardanza o ausentismo;

I. Condena, admisión o presentación de una declaración de nolo contendre (sin oposición) a un delito que afecte los deberes laborales del empleado o sea un conflicto de intereses con el trabajo del empleado;

J. Una creencia razonable de que un empleado ha cometido o participado en un acto que es contrario a los intereses del Condado incluyendo, pero no limitado a, un acto criminal;

K. Solicitar o aceptar sobornos en el curso del trabajo del Condado;

L. Mal uso de los fondos o la propiedad del condado;

M. Mal uso o divulgación no autorizada de información oficial o confidencial;

N. Intimidación, acoso y / o discriminación;

O. Falsificación o tergiversación que involucre o esté relacionado con negocios o intereses del Condado;

P. No obtener o mantener una licencia, certificación o calificación requerida;

P. Una creencia razonable de que un empleado ha participado en una actividad legal fuera de las instalaciones del condado durante las horas no laborables donde la actividad es un conflicto de intereses o parece ser un conflicto de intereses con el trabajo del empleado o se relaciona con una calificación de buena fe. .

VI. EXPECTATIVAS DE DESEMPEÑO (Acciones correctivas):

R. Establecer expectativas de desempeño es un enfoque intencional para ayudar a un empleado a mejorar su desempeño o conducta. ​​​​Esto puede incluir una conversación verbal y/o escrito coaching, narrativa de evaluación del desempeño y/o acción correctiva.

B. Los supervisores consultarán con un generalista de Recursos Humanos antes de emitir cualquier evaluación de desempeño por debajo de las expectativas o acción correctiva a un empleado.

VII.     RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS:

A. Resolución informal de problemas:

1. Si un empleado tiene preguntas, inquietudes u objeciones a un asunto relacionado con el trabajo, se recomienda al empleado que discuta el asunto de inmediato con su supervisor inmediato. El empleado puede consultar con el generalista de recursos humanos según sea necesario.

2. El supervisor escuchará las preocupaciones del empleado y responderá de manera apropiada. El supervisor consultará con el generalista de recursos humanos según sea necesario.

3. Si este proceso informal no resuelve el problema, el empleado tiene derecho a presentar una Solicitud formal de resolución de problemas.

B. Solicitud formal de resolución de problemas:

1. Se enviará por escrito una solicitud formal de resolución de problemas al responsable de la toma de decisiones o su designado. No se requiere ningún formulario específico.

2. La solicitud formal de resolución de problemas debe:

a. identificarse como una solicitud formal de resolución de problemas;
segundo. identificar al empleado solicitante;
C. describir específicamente el problema o la inquietud; y
re. Indique el remedio buscado.

3. La Solicitud Formal de Resolución de Problemas debe presentarse dentro de los treinta días calendario siguientes a la acción o decisión que dio lugar a la Solicitud de Resolución de Problemas o la resolución insatisfactoria del Proceso Informal.

4. El responsable de la toma de decisiones o su designado consultará y proporcionará una copia de la Solicitud formal de resolución de problemas al Director de Recursos Humanos o su designado.

5. El tomador de decisiones o la persona designada se reunirá con el empleado para discutir la Solicitud formal de resolución de problemas. Esta reunión se llevará a cabo dentro de los diez días hábiles posteriores a la recepción de la Solicitud formal de resolución de problemas, a menos que el Director de Recursos Humanos o su designado aprueben una extensión. El propósito de esta reunión es que el responsable de la toma de decisiones o su designado escuche y recopile información del empleado con respecto a las cuestiones planteadas en la Solicitud formal de resolución de problemas.

6. El responsable de la toma de decisiones o la persona designada proporcionará una decisión por escrito al empleado dentro de los diez días hábiles posteriores a la reunión de solicitud formal de resolución de problemas. El Director de Recursos Humanos o la persona designada debe aprobar la decisión por escrito antes de que se la proporcione al empleado. El responsable de la toma de decisiones o su designado debe reunirse con el empleado para discutir la decisión por escrito.

7. La decisión del tomador de decisiones o su designado sobre la Solicitud formal de resolución de problemas es final.

VIII. ACCIONES ADVERSAS:

A. Tipos de acciones adversas:

1. suspensión: la colocación temporal de un empleado en un estado no remunerado y no laborable;

2. degradación involuntaria: la colocación involuntaria de un empleado en un trabajo con una calificación y/o tasa de pago más baja por razones disciplinarias; o

3. despido: la separación involuntaria de un empleado del servicio del Condado.

B. El supervisor que considere la Acción Adversa debe preparar un Aviso Previo Adverso por escrito:

1. identificación del empleado;

2. el desempeño o conducta que es la base de la posible Acción Adversa, incluidas las fechas relevantes, las infracciones de la política y cualquier explicación necesaria del impacto comercial; y

3. la hora y el lugar para una reunión obligatoria entre el responsable de la toma de decisiones, Recursos Humanos y el empleado.

C. La Notificación Previa Adversa será revisada por el Director de Recursos Humanos o su designado y la Oficina del Fiscal del Condado antes de ser emitida al empleado.

D. El Aviso Previo Adverso debe ser entregado al empleado de una manera que asegure y establezca razonablemente la recepción del empleado.

E. El responsable de la toma de decisiones o la persona designada puede otorgar al empleado una licencia con sueldo hasta que se tome una decisión final.

F. En la reunión Pre-Adverse Action, el empleado tendrá la oportunidad de responder a los asuntos presentados en el Pre-Adverse Notice. El Director de Recursos Humanos o su designado facilitará y registrará la reunión.

G. A expensas del empleado, el empleado puede tener un abogado en esta reunión. Si el empleado va a ser representado por un abogado, el empleado debe notificar al Director de Recursos Humanos o la persona designada dentro del tiempo establecido en el Aviso Previo Adverso por escrito que será representado, para que el Fiscal del Condado, o la persona designada, pueda asistir.

H. Después de la reunión, el Tomador de Decisiones considerará la información ofrecida por el empleado, así como toda otra información que considere pertinente. La determinación final del tomador de decisiones, Aviso de decisión, será revisada por el Director de Recursos Humanos o su designado y el Fiscal del condado o su designado antes de ser entregada al empleado.

I. Dentro de un tiempo razonable después de la reunión, el Tomador de Decisiones entregará una Notificación de Decisión por escrito, con respecto a la acción adversa. El Aviso de decisión por escrito se entregará al empleado de una manera que asegure y establezca razonablemente la recepción del empleado. El Aviso de decisión por escrito deberá contener lo siguiente:

1. Una declaración de los motivos de la acción, incluidos los hallazgos sobre el desempeño y/o la conducta, fechas relevantes, infracciones de la política, cualquier explicación necesaria del impacto comercial y cualquier determinación de credibilidad necesaria;
2. Una declaración de la acción que se tomará;
3. La fecha de vigencia de la acción;
4. Una declaración de que el empleado tiene derecho a quejarse por la acción adversa, incluida una referencia específica al Procedimiento de Quejas del Condado a continuación.
5. Una copia de esta política.

IX. QUEJA:

A. El Procedimiento de Queja es el método por el cual un empleado puede buscar la revisión de la decisión de Acción Adversa del Tomador de Decisiones. La revisión de la decisión incluye si quien tomó la decisión cometió un error al aplicar la política del condado, no aplicó esta política, no consideró evidencia relevante, consideró evidencia irrelevante y/o si el Aviso de decisión no establece adecuadamente el razonamiento de la decisión.

B. La Queja debe presentarse por escrito al Director de Recursos Humanos o su designado, Generalista de Recursos Humanos y Tomador de Decisiones.

1. La queja debe indicar claramente:

a. la base sobre la cual el empleado se opone a la decisión de acción adversa para incluir:

     i. Error en la aplicación de la política o falla en la aplicación de la política en el proceso de acción adversa o en el proceso de toma de decisiones.
    ii. Evidencia o información relevante que no fue considerada en el proceso de toma de decisiones.
   iii. Evidencia o información irrelevante que se consideró en el proceso de toma de decisiones.
   IV. La Notificación de decisión no establece adecuadamente el razonamiento de la decisión.

b. la resolución solicitada por el empleado.

2. Período de tiempo para la presentación:

a. Se debe presentar una queja dentro de los siete (7) días posteriores a la recepción de la decisión por escrito por parte del empleado. Si el empleado no presenta la Queja dentro de este período de tiempo, la Queja se considerará extemporánea y una renuncia voluntaria a los derechos de Queja del empleado. La presentación de una Queja formal no retrasará ni afectará de otro modo la fecha de entrada en vigencia de la Acción Adversa.
b. Se puede renunciar a la presentación extemporánea de una Queja si el Director de Recursos Humanos determina que existe evidencia de un suceso imprevisto, un obstáculo inevitable o un accidente que impidió la presentación oportuna de la queja.

3. Procedimiento:

a. El Director de Recursos Humanos, o su designado, revisará la Queja y cualquier información adicional accesible al Director de Recursos Humanos que sea necesaria para determinar si la decisión se basó en un error o no se basó en la evidencia, específicamente de conformidad con la Sección IX (A). Tanto el empleado como el tomador de decisiones deben participar en este proceso, lo que incluye, entre otros, proporcionar información adicional, responder preguntas y comunicarse con el Director de Recursos Humanos.
b. El Director de Recursos Humanos o su designado emitirá una decisión por escrito dentro de un período de tiempo razonable. La decisión por escrito abordará los problemas planteados en la Queja, enfocados en el desempeño y/o conducta abordados en el Aviso de decisión y acción previa a la adversa.

1. Si la decisión es revertir o modificar la acción del tomador de decisiones, la decisión describirá todas las acciones que se deben tomar para resolver la queja.
2. En ningún caso el Director de Recursos Humanos, o la persona designada, puede imponer una acción más severa que la del tomador de decisiones.
3. Si la decisión es afirmar la acción del tomador de decisiones, la decisión debe informar al empleado que la decisión es definitiva.

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Jody Shadduck-McNally
Presidente de la Junta de Comisionados del Condado
(Aprobado por BOCC - Agenda de Consentimiento - 11/14/2023)
(Firma en el original archivado en Gestión de registros)

Distribución:
Todos los departamentos del condado y funcionarios electos
Manual de SOP de gestión de registros (original)

CK/jw

FECHA: 14 de noviembre de 2023

PERÍODO DE VIGENCIA: Hasta que sea reemplazado

CALENDARIO DE REVISIÓN: Cada año en noviembre, o según sea necesario

CANCELACIÓN: Política y Procedimiento de Recursos Humanos 331.8G; 16 de mayo de 2023

CUBIERTA (S): Ninguna

REFERENCIA (S):

A. Política y Procedimiento de Recursos Humanos, 331.4, Condiciones de empleo
B. Política y procedimiento de recursos humanos, 331.2, Reclutamiento, solicitudes y contratación, Sección VII, Empleado a plazo limitado
C. Manual de Políticas Rectoras: Política 3.2 - Tratamiento del personal
D. Funcionarios Designados, Apéndice A