Equipos y Herramientas Virtuales

El condado de Larimer proporcionará a los empleados aprobados para el trabajo remoto, tanto obligatorio como voluntario, una computadora portátil, una estación de conexión, un monitor, un teclado y un mouse. Si los dispositivos de emisión estándar no satisfacen las necesidades del trabajador remoto, son responsables de comprar otros dispositivos.

Los empleados pueden usar la red privada virtual (VPN) para acceder a los recursos en la red del condado, solo en una computadora proporcionada por el condado. El condado proporciona la computadora portátil para garantizar que se cumplan los estándares de seguridad y tecnología del condado. 

Los empleados pueden usar la computadora de su hogar para acceder a los recursos de la red del condado mediante la infraestructura de escritorio virtual (VDI). También se puede usar una computadora en casa con acceso a Internet para acceder directamente a los servicios basados ​​en la nube del Condado. Estos servicios incluyen el conjunto de productos de Google u otras aplicaciones de software como servicio a las que se puede acceder mediante el portal de autenticación de OKTA.

Los empleados, tanto los trabajadores remotos voluntarios como los obligatorios, serán responsables de comprar su propia impresora (TI recomienda impresoras láser dúplex que admitan papel de tamaño legal para impresiones importantes: HP, Lexmark, Brother, Canon), cámaras web, auriculares y documentos de escritorio dúplex. escáneres (dispositivos compatibles con TWAIN, Kofax o ISIS). 

El mobiliario de oficina remota es exclusivo del empleado. La casa de cada empleado, los requisitos de mobiliario (espacio y diseño) y la ergonomía harán que la compra de estos artículos sea única. Si los empleados tienen preguntas sobre muebles ergonómicos, comuníquese con el Coordinador de seguridad de gestión de riesgos.

Los empleados serán responsables de comprar su propio escritorio, silla (Guía de compra de sillas), soportes para monitores, reposapiés y cualquier otro equipo necesario para el trabajo remoto.  

Las instalaciones han proporcionado algunas recomendaciones para el trabajo remoto Opciones de muebles. Los empleados pueden buscar estos artículos y comprarlos de forma independiente.

Los empleados pueden calificar para el Subsidio de conectividad o puede trabajar con su Departamento para determinar si un dispositivo emitido por el Condado es más apropiado. Los empleados pueden revisar la Política de conectividad inalámbrica para obtener más información. La Asignación de conectividad, anteriormente conocida como Asignación de dispositivo inalámbrico, proporciona a los empleados elegibles una asignación de dispositivo inalámbrico y una asignación de Internet. Los empleados que deben utilizar un dispositivo inalámbrico del condado para sus responsabilidades laborales o los empleados identificados como trabajadores remotos obligatorios pueden ser elegibles para una asignación.

Ambas categorías de empleados de trabajo remoto, voluntarios y obligatorios, independientemente de la asignación, y si el empleado no tiene un dispositivo emitido por el condado, son responsables de comprar su propia casa o teléfono celular (incluido el servicio) y el servicio de Internet (incluido cualquier equipos para el servicio y uso de Internet, como módems, enrutadores inalámbricos o extensores de alcance inalámbricos y / o equipos de red en malla).

Un supervisor puede aprobar que un empleado use suministros consumibles de oficina del condado en casa. Ejemplos de artículos consumibles incluyen: bolígrafos/lápices, blocs de notas, notas adhesivas, sujetapapeles/carpetas, carpetas, carpetas y papel. Se espera que el empleado que trabaja de forma remota mantenga informado a su supervisor cuando esté sacando suministros de la oficina para usar durante el trabajo remoto.

Los empleados serán responsables de comprar su propia tinta de impresora, a menos que existan situaciones únicas en las que un empleado deba imprimir para realizar su trabajo. El empleado debe trabajar con su supervisor con respecto a las necesidades de trabajo remoto para la impresión.

El condado reconoce que trabajar de forma remota requiere tecnología, equipos y muebles adicionales. Esperamos aliviar la carga de los empleados de trabajo remoto obligatorio, los empleados que deben trabajar de forma remota durante una parte o todas sus horas programadas.

Los empleados de trabajo remoto obligatorios son elegibles para un estipendio inicial de $ 1,200 tras la aprobación del trabajo remoto y cada año después de un estipendio de $ 500. El propósito del estipendio es proporcionar a los empleados obligatorios de trabajo remoto asistencia financiera para comprar tecnología, equipo y mobiliario que satisfaga sus necesidades de trabajo remoto.

El monto del estipendio se pagará a través de la nómina con la retención de impuestos correspondiente. El condado no requerirá recibos ni documentación para el uso del estipendio.

El condado proporciona a todos los empleados herramientas estándar para reuniones y comunicación, así como herramientas para la firma electrónica:

• gmail
• Zoom
• Aplicaciones de escaneo de documentos para teléfonos móviles (Adobe Scan, Microsoft Office Lens, ScanPro)
• DocuSign

Los empleados también pueden utilizar otras herramientas de videoconferencia basadas en los proveedores con los que trabaja, como WebEx, GoToMeeting y Microsoft Teams, aunque es apropiado usar estas herramientas, no se proporciona soporte para estas herramientas.

El sistema telefónico actual del condado, Zoom, permite el uso del sistema telefónico de forma remota. Los empleados pueden desviar la extensión de su condado a un teléfono móvil (o particular), lo que permite que todas las llamadas se redirijan directamente a los empleados. Para obtener información adicional sobre el uso de teléfonos celulares para los negocios del condado, revise el Política de comunicación inalámbrica.

Los departamentos u oficinas de todo el condado tienen diferentes sistemas que requieren acceso. El acceso a los sistemas exclusivos deberá revisarse con su supervisor y el departamento de TI para garantizar que se proporcione el acceso adecuado cuando se trabaja de forma remota. Se les pedirá a los empleados como parte de su solicitud que identifiquen cualquier sistema único que usen regularmente con fines laborales para garantizar que se pueda proporcionar un acceso seguro.

Información sobre la firma electrónica

El condado admite firmas electrónicas para documentos, los empleados pueden consultar la política / procedimiento de firma electrónica para comprender qué documentos pueden tener firma electrónica y cómo se pueden utilizar las firmas electrónicas.

El Política de autoridad de firma establece niveles de aprobación de firmas para los departamentos del condado y proporciona una referencia para la capacitación cruzada y la capacitación del nuevo personal: (Se actualizará nuevamente pronto: 100.2P)

El condado tiene una cuenta Enterprise DocuSign disponible para los usuarios que necesitan la creación regular de documentos que requieren firmas formales de dos partes, como contratos, acuerdos y declaraciones de trabajo. El acceso a DocuSign está disponible a través de Service Desk como parte de nuestro catálogo de software opcional o a través de la Portal de servicio JSM y requiere la aprobación del departamento debido a las tarifas de uso. Las plantillas estándar están disponibles en DocuSign para flujos de trabajo comunes, como las aprobaciones de la junta o del administrador del condado con sellos para el sello del fiscal del condado.  

DocuSign debe utilizarse para los contratos que se presenten al administrador del condado o la junta de comisionados del condado para su aprobación y se recomienda para cualquier contrato o acuerdo con partes externas. Para aprobación electrónica interna o firmas electrónicas PDF simples, también puede aprovechar Adobe Pro. Para formularios internos, es más rentable convertirlos a LogiForms. Los departamentos pueden trabajar con TI para crear LogiForms para formularios internos y flujos de trabajo para rastrear las aprobaciones de empleados autenticados.