331.5 - Compensación

PROPÓSITO: Esta Política tiene la intención de describir cómo el Condado llevará a cabo la administración de compensación y asuntos relacionados (referencia G).

ALCANCE: Esta Política y Procedimiento se aplica a todos los empleados del Condado de Larimer y empleados de la Oficina del Fiscal de Distrito, Octavo Distrito Judicial.

RESPONSABILIDAD: El Director de Recursos Humanos administra esta Política.

REQUISITOS ESPECÍFICOS:

1. Preparación del plan de pago basado en el mercado y revisiones del plan de pago escalonado
2. Cumplimiento de las leyes sobre horas extraordinarias
3. Administración de los requisitos de compensación por méritos y escalonamientos
4. Presentación oportuna de información correcta sobre la nómina

SECCIÓN DE REVISIÓN: (Cambios significativos de la política anterior)

• Sección II (aprobado el 9/5/2023)
• Sección III, B, D.2, G.1 (aprobado el 9/5/2023)

POLÍCES Y PROCEDIMIENTO:

I. POLÍTICA GENERAL: La política de pago del Condado está estructurada para compensar a los empleados según la naturaleza y el nivel del trabajo realizado, qué tan bien el empleado realiza el trabajo y el cumplimiento de todos los requisitos legales aplicables (referencia A).

El condado de Larimer se dedica a administrar la compensación de una manera que sea justa y transparente, que proporcione igual salario por trabajo igual y que no tenga en cuenta la raza, etnia, religión, sexo, género, edad, discapacidad, orientación sexual, identidad de género. o expresión, u otros factores no relacionados con el desempeño laboral.

II. AUMENTOS DE PAGO: Los aumentos de pago se otorgarán solo si la Junta de Comisionados del Condado presupuesta y aprueba los fondos adecuados. 

III. DETERMINANDO EL PAGO

A. Rangos de pago

1. Plan de pago: Cada trabajo en el Plan de pago se asigna a un rango de pago (referencia D).

una. Los trabajos regulares, de plazo limitado y cubiertos (referencia C) se asignan a rangos basados ​​en el mercado.
b. Los cargos de Funcionarios Electos, Designados y Temporales no cubiertos se asignan a rangos fijos (referencias C e I).

2. Plan de pago escalonado: asigna un rango de pago para los empleados elegibles en la Oficina del Sheriff con pasos definidos para la progresión (referencia E).

B. Revisión del plan de pago: Recursos Humanos revisará el Plan de pago y el Plan de pago escalonado (referencias D y E) anualmente para determinar la equidad y preparará una recomendación de compensación que puede incluir ajustes al plan de pago y ajustes de pago de los empleados (aumentos de mercado) para la Junta de Aprobación de los comisionados del condado. La Junta de Comisionados del Condado otorga su aprobación dando dirección presupuestaria.

1. El Director de Recursos Humanos está autorizado a realizar cambios en el Plan de pago y el Plan de pago escalonado para abordar las clasificaciones de puestos, el mercado externo, las reglamentaciones estatales y federales, la equidad salarial y otros ajustes.

2. Los tomadores de decisiones pueden solicitar al Director de Recursos Humanos, o su designado, que revise los trabajos para determinar la equidad salarial mediante la presentación de una solicitud por escrito con una justificación.

C. Tarifas de pago:

1. Empleados regulares y de término limitado: Estos empleados reciben una tarifa de pago base dentro del rango de pago establecido para su clasificación de trabajo (referencias D y E).

2. Empleados temporales: A estos empleados se les paga una tarifa de pago base determinada por el responsable de la toma de decisiones.

3. Empleados designados cubiertos: A estos empleados se les paga una tarifa de pago base dentro del rango asignado (referencia C).

4. Empleados Nombrados No Cubiertos: La Junta de Comisionados del Condado establecerá las tarifas de pago Nombradas a través de una resolución salarial (referencia C).

5. Funcionarios electos: Los salarios se establecen y se rigen por el Estatuto del Estado (referencia I).

D. Tasas de pago inicial:

1. Empleados regulares y de plazo limitado

a. Plan de pago

1. Un responsable de la toma de decisiones puede contratar a un empleado a una tasa de pago hasta el punto medio del rango para la clasificación del trabajo.
2. Un tomador de decisiones puede solicitar aprobación para contratar a un empleado con una tarifa salarial mayor que el punto medio del rango hasta el máximo del rango salarial para la clasificación laboral presentando el anexo 5 al Director de Recursos Humanos para su revisión y luego para su aprobación por el Administrador del Condado. Un tomador de decisiones no necesita aprobación para pagarle a un empleado que está pasando a un grado salarial igual o superior por encima del punto medio si a ese empleado ya se le paga por encima del punto medio en su trabajo actual.

segundo. Plan de pago escalonado

1. Un responsable de la toma de decisiones puede contratar a un empleado hasta el tercer paso para la clasificación del trabajo.
2. Un tomador de decisiones puede solicitar la aprobación para contratar a un nuevo empleado que supere el tercer escalón para la clasificación del puesto presentando el anexo 5 al Director de Recursos Humanos para su revisión y luego para la aprobación del Gerente del Condado.

2. Empleados temporales: Estos empleados son contratados a una tarifa de pago base por hora según lo determine el Responsable de la toma de decisiones, teniendo en cuenta el mismo salario por el mismo trabajo.

3. Empleados Designados Cubiertos: Estos empleados deben ser contratados dentro del rango de pago asignado a su trabajo (referencia C), de acuerdo con las Tasas de Pago Inicial (sección III, D.1 anterior).

4. Empleados Nombrados No Cubiertos: Un Tomador de Decisiones solicitará la tasa de pago a través de una resolución salarial (referencia C).

E. Fecha de pago: A todos los empleados se les paga mediante depósito directo quincenalmente.

F. Posiciones con personal flexible:

1. Se considera que un puesto tiene personal flexible cuando se indica en la descripción del puesto (referencia K).

2. Cuando un empleado ha cumplido con los criterios de ascenso como se indica en la descripción del trabajo y está desempeñando satisfactoriamente los deberes del puesto, el supervisor puede adelantar al empleado.

3. Descripción del puesto No se requieren cuestionarios para puestos con personal flexible.

G. Aumentos salariales para empleados:

1. Empleados regulares y de plazo limitado:

a. Aumentos por mérito del plan de pago: Anualmente, los empleados que no han alcanzado la parte superior de su rango de pago establecido, son elegibles para aumentos de pago por mérito para calificaciones generales de "cumple" o "supera las expectativas", hasta el máximo del rango de pago. El monto de un aumento por mérito puede variar anualmente, según lo adopte la Junta de Comisionados del Condado. El supervisor del empleado debe completar y presentar una evaluación de desempeño antes de la fecha de evaluación del empleado (referencia H). Si un empleado recibirá una evaluación "por debajo de las expectativas" y el supervisor del empleado no completa la evaluación antes del período de pago anterior a la fecha de evaluación, esto puede resultar en que el empleado reciba automáticamente su aumento por mérito. Los tomadores de decisiones deben distribuir la cantidad o porcentaje adoptado por la Junta de Comisionados del Condado a cada empleado elegible. Con la aprobación del Director de Recursos Humanos, quien toma decisiones puede distribuir aumentos salariales dentro de su presupuesto asignado, utilizando un plan de mérito variable basado en una evaluación de desempeño estándar o mejor Y (cualquier combinación de) (1) Equidad interna dentro de los puestos, (2) Penetración del rango, (3) Otros fundamentos no basados ​​en el desempeño. Las solicitudes deben aprobarse antes del inicio del año calendario. 

segundo. Incrementos del plan de pagos escalonados: anualmente, los empleados que no han alcanzado la parte superior de su rango de pago establecido, son elegibles para un aumento de pago escalonado por desempeño de tareas estándar o superior hasta el máximo del rango de pago.

2. Empleados Temporales: Los aumentos salariales son determinados por el Tomador de Decisiones, con documentación.

3. Empleados designados: anualmente, el responsable de la toma de decisiones revisa y fija el salario del empleado (referencia C).

4. Funcionarios electos: Los salarios se establecen y se rigen por el Estatuto del Estado (referencia I).

H. Impacto de varios cambios laborales:

1. Pasar a un rango de pago más alto: tanto para el plan de pago como para el plan de pago escalonado (referencias D y E), cuando un empleado es ascendido o reclasificado a un puesto con un rango de pago más alto, la tasa de pago del empleado se ajusta de acuerdo con las Tasas de Pago Inicial (sección III, D.1).

2. Pasar a un rango de pago más bajo: cuando un empleado es degradado o reclasificado a un puesto con un rango de pago más bajo, la tasa de pago del empleado se ajusta de la siguiente manera:

a. Plan de pago:

1. Degradación disciplinaria: la tasa de pago del empleado se reduce y se mueve hacia abajo en el nuevo rango de pago en el mismo rango de penetración que el rango de pago anterior. Un responsable de la toma de decisiones puede solicitar una revisión por parte del Director de Recursos Humanos, o su designado, de la aplicación de esta sección a una acción de personal en particular en base a restricciones presupuestarias, preocupaciones de equidad interna o si la acción requiere que se reduzca al empleado más de un pago. grado o equivalente.
2. Degradación voluntaria: si la tasa de pago actual del empleado se encuentra dentro del nuevo rango de pago, el empleado pasa a la nueva clasificación a su tasa de pago actual. Si la tasa de pago actual del empleado no cae dentro del nuevo rango de pago, la tasa de pago del empleado se ajustará al máximo del nuevo rango. Un responsable de la toma de decisiones puede solicitar una revisión por parte del Director de Recursos Humanos, o su designado, de la aplicación de esta sección a una acción de personal en particular en base a restricciones presupuestarias, preocupaciones de equidad interna y cambios de empleo fuera de la naturaleza actual del trabajo.
3. Reclasificación: si la tasa de pago actual del empleado cae dentro del nuevo rango de pago, el empleado pasa a la nueva clasificación a su tasa de pago actual. Si la tasa de pago actual del empleado no cae dentro del nuevo rango de pago, la tasa de pago del empleado se ajustará al máximo del nuevo rango.

segundo. Plan de pago escalonado

1. Degradación disciplinaria: la tasa de pago del empleado se reduce al nuevo rango de pago en el mismo paso que el rango de pago anterior.
2. Degradación voluntaria: la tasa de pago del empleado se reduce al nuevo rango de pago en el paso apropiado según la experiencia del empleado. Un responsable de la toma de decisiones puede solicitar una revisión por parte del Director de Recursos Humanos, o su designado, de la aplicación de esta sección a una acción de personal en particular en base a restricciones presupuestarias, preocupaciones de equidad interna y cambios de empleo fuera de la naturaleza actual del trabajo.
3. Reclasificación: la tasa de pago del empleado se reduce al nuevo rango de pago en el paso apropiado según la experiencia del empleado.

3. Pago fuera del título: Si un empleado está desempeñando temporalmente las funciones de un puesto de rango superior o tiene una mayor carga de trabajo debido a una vacante, proyecto especial o asignación, es elegible para recibir un pago fuera del título. Durante la duración de la asignación temporal, el salario del empleado aumentará según lo apruebe el Director de Recursos Humanos o su designado.

4. Aumento dentro del mismo grado de pago: cuando un empleado es transferido, reclasificado o tiene personal flexible en un trabajo dentro del mismo grado de pago, el empleado es elegible para un aumento de salario de acuerdo con Tasas de pago iniciales (sección III, D.1).

5. Ajustes de salario base: El salario base de un empleado puede ajustarse sin un cambio de trabajo como resultado de desigualdades salariales, compresión salarial (entre supervisor y subordinado) o progresión profesional. El responsable de la toma de decisiones puede solicitar una revisión por parte de Recursos humanos para detectar desigualdades dentro de un puesto de trabajo y / o compresión mediante la presentación de una justificación por escrito. Los ajustes de salario base son aprobados por el Director de Recursos Humanos o su designado.

Además, se puede hacer un ajuste de salario base antes del final del período de prueba de un empleado si el supervisor descubre que el empleado exhibe habilidades adicionales que no se conocían en el momento de la contratación y que el Condado usará durante su empleo. Este ajuste de salario base debe ser solicitado por escrito por el responsable de la toma de decisiones y aprobado por el Director de Recursos Humanos.

6. Ya sea que un empleado sea degradado, ascendido, reclasificado o transferido, el empleado debe cumplir con las calificaciones mínimas para el nuevo puesto.

IV. AVANCES DE NÓMINA DE PAGO: Un empleado puede recibir el pago por adelantado de su salario sólo en una situación de emergencia genuina con la aprobación del Tomador de Decisiones y el Gerente de Nómina. Se debe presentar una solicitud de anticipo de nómina en o antes de la fecha de finalización del período de pago (anexo 2). Las solicitudes de anticipo de nómina no se aprobarán en períodos de pago consecutivos para el mismo empleado o más de dos veces por año calendario.

V. HORAS EXTRA:

R. La semana laboral estándar del condado es de 12:00 am (medianoche) del jueves hasta las 11:59 pm del miércoles. Todos los departamentos y oficinas del condado deben usar la semana laboral estándar para todos los empleados, a menos que estén específicamente exentos por la Junta de Comisionados del Condado.

B. El estado de un trabajo como exento o no exento lo determina el Director de Recursos Humanos o su designado.

C. Los empleados no exentos son elegibles para pagos de horas extras a la vez y media de su tarifa regular de pago por hora después de que el empleado trabaje más de 40 horas en una semana laboral. La licencia pagada no se considera "tiempo trabajado" a efectos del cálculo de las horas extraordinarias. Ciertos puestos son elegibles según la ley federal para usar un período de trabajo más largo para el cálculo de horas extra que la semana laboral normal de 40 horas.

1. Las horas extras se pueden trabajar solo con la aprobación previa del Supervisor o su designado; sin embargo, a los empleados no exentos se les debe pagar por todo el tiempo trabajado. A cualquier empleado no exento que trabaje horas extras no autorizadas se le pagará por las horas extras no autorizadas, pero puede estar sujeto a medidas disciplinarias (referencia B).

2. Un supervisor o designado puede requerir que cualquier empleado trabaje horas extras. El gerente o supervisor es responsable de determinar cuándo las horas extra son lo mejor para el departamento y qué constituye una distribución justa de las horas extra.

3. Si un empleado siente que el trabajo de horas extra se distribuye injustamente o es excesivo, puede abordarlo a través del Proceso de resolución de problemas (referencia B).

D. A los empleados exentos se les debe pagar en base a un salario. Esto significa que los empleados exentos recibirán regularmente una cantidad predeterminada de compensación cada período de pago semanalmente. El condado de Larimer se compromete a cumplir con los requisitos de base salarial, lo que permite deducciones debidamente autorizadas. Si cree que se ha realizado una deducción indebida a su salario, debe informar inmediatamente esta información a Recursos Humanos. Los informes de deducciones indebidas se investigarán de inmediato. Si se determina que se ha producido una deducción indebida, se le reembolsará de inmediato.

VI. TIEMPO COMPENSATORIO (tiempo de compensación):

A. Comp Time es tiempo libre otorgado en lugar del pago de horas extras para los empleados no exentos. Por cada hora trabajada, los empleados elegibles no exentos (regulares, de plazo limitado y temporales) pueden recibir una hora y media de tiempo de compensación.

B. Quienes toman las decisiones pueden decidir si ofrecer o no Comp Time a los empleados en sus departamentos u oficinas.

C. Antes de recibir Comp Time, un empleado debe firmar y enviar un Acuerdo de Tiempo Compensatorio (anexo 1) a su Tomador de Decisiones. El tomador de decisiones puede aprobar o denegar el acuerdo. El acuerdo firmado debe estar vigente antes de acumular Comp Time. El formulario de acuerdo de tiempo compensatorio también se puede utilizar para rescindir un acuerdo anterior o solicitar un pago.

D. Máximo de acumulación:

1. Los empleados pueden acumular un saldo de Comp Time de hasta 60 horas. El tomador de decisiones o la persona designada puede solicitar la aprobación del Director de Recursos Humanos para aumentar la acumulación máxima. Un saldo de Comp Time no puede exceder los límites establecidos en la ley federal (referencia A).

2. Cualquier tiempo extra trabajado más allá del máximo de tiempo de compensación del departamento debe ser compensado, y el empleado recibe una vez y media la tarifa regular de pago por las horas extra realmente trabajadas.

E. Uso del tiempo libre compensatorio acumulado:

1. Un empleado con un saldo de Comp Time puede solicitar usar el Comp Time acumulado en cualquier momento. A menos que la ausencia del empleado interrumpa indebidamente las operaciones del departamento, el tomador de decisiones debe conceder la solicitud del empleado. Si el tomador de decisiones niega la solicitud del empleado de usar el tiempo de compensación, se le debe permitir al empleado usar el tiempo de compensación solicitado dentro de un período de tiempo razonable.

2. El responsable de la toma de decisiones puede exigir a los empleados que utilicen parte o la totalidad de su saldo de tiempo de compensación acumulado en cualquier momento.

3. Los empleados pueden usar su tiempo de compensación acumulado para una ausencia que califique para FML (referencia F).

F. Pago de saldos:

1. Los empleados con saldo Comp Time podrán solicitar el pago de la totalidad o parte de las horas acumuladas en su saldo en cualquier momento (anexo 1).

2. El tomador de decisiones puede optar por rescindir un acuerdo y pagar al empleado el saldo de Comp Time en cualquier momento.

3. Un empleado despedido con un saldo de tiempo de compensación debe recibir el pago de todas las horas acumuladas utilizando la tasa de pago actual del empleado.

G. Oficina del alguacil: Los empleados del alguacil reciben tiempo libre compensatorio de acuerdo con las disposiciones de las políticas del alguacil y de conformidad con las leyes estatales y federales aplicables.

VII. TRABAJO EN CURSO:

R. Los tomadores de decisiones pueden determinar que se necesitan asignaciones de guardia para satisfacer sus necesidades comerciales. El Director de Recursos Humanos o su designado debe revisar y aprobar los procedimientos específicos de guardia antes de su implementación.

B. El servicio de guardia es una asignación realizada por un tomador de decisiones o su designado, fuera del horario de trabajo normal de un empleado, generalmente cuando se requiere que un empleado esté disponible para responder, presentarse en un lugar de trabajo y comenzar a trabajar dentro de una cierta cantidad de tiempo. hora. Los empleados designados como de guardia siguen obligados a cumplir con todas las políticas y procedimientos del condado, las políticas departamentales, los procedimientos, las reglas, los reglamentos y la dirección de supervisión, incluida la Política de prevención del abuso de sustancias (referencia J). Los empleados en estado de guardia deben estar en condiciones de trabajar en todo momento y no pueden beber alcohol ni usar otras sustancias controladas que puedan afectar su desempeño laboral mientras están de guardia. El tiempo de respuesta del empleado a las llamadas o al presentarse a trabajar será razonable según se define en la política del departamento.

VIII. TIEMPO DE VIAJE

R. El tiempo que un empleado pasa yendo de casa al trabajo y del trabajo a casa no es un tiempo compensable, ya sea que el empleado se reporte a una ubicación fija o diferentes lugares de trabajo.

B. A los empleados que deban viajar de un lugar de trabajo a otro durante la jornada laboral se les pagará por el tiempo que pasen viajando entre los lugares de trabajo. Los trabajadores remotos o sus supervisores deben comunicarse con su generalista para obtener orientación sobre los viajes durante sus días laborales.

C. Los viajes en los que un empleado está fuera de casa durante la noche se consideran tiempo de trabajo remunerado cuando se producen durante el horario normal de trabajo del empleado. El tiempo dedicado a viajar durante las horas normales de trabajo de un empleado se cuenta incluso si es un día no laborable como sábado y domingo. El tiempo de viaje nocturno fuera del horario normal de trabajo diario del empleado no se considera tiempo de trabajo remunerado. 

IX. COMPENSACIÓN DE SEGUNDO IDIOMA

Los empleados que utilicen un segundo idioma para realizar sus tareas laborales pueden ser elegibles para una compensación adicional de acuerdo con la Programa de compensación de segundo idioma. Los empleados que reciben un salario base más alto al contratarlos por sus habilidades lingüísticas no son elegibles para una compensación adicional.

X. PRINCIPIO RECTOR BONIFICACIONES / PREMIOS NO EN EFECTIVO

El condado de Larimer espera que todos los empleados se adhieran a nuestro Principios rectores en sus responsabilidades diarias y en la prestación de servicios a los ciudadanos del condado de Larimer.

A. Los bonos en efectivo pueden otorgarse cuando la acción o el comportamiento de un empleado ejemplifica uno o más de los principios rectores. Se alienta a los empleados a que informen a la persona que toma las decisiones sobre las acciones o el comportamiento de otros empleados para que se pueda considerar una bonificación del Principio rector. Solo se puede otorgar un bono en efectivo del Principio Rector por año calendario, por empleado. Se puede solicitar una bonificación en efectivo completando el Formulario de solicitud de bonificación en efectivo de principios rectores LCHR-46 (anexo 3).

1. Se puede distribuir un bono en efectivo hasta la cantidad de $ 500 inclusive a discreción y aprobación del Tomador de Decisiones.

2. Un bono en efectivo por un monto de $501-$2500 requiere la presentación y aprobación del Comité de Principios Rectores. Después de la revisión por parte del Comité de Principios Rectores, la solicitud se enviará al Administrador del Condado para su aprobación final.

3. Una bonificación en efectivo de $2501 o más requiere la aprobación de la Junta de Comisionados del Condado además de los pasos descritos anteriormente.

B. Se alienta a los tomadores de decisiones a tomar en consideración cualquier acción correctiva o adversa recibida por un empleado dentro de los doce meses anteriores antes de otorgarle a un empleado una bonificación de Principio rector.

C.Los supervisores pueden solicitar la aprobación de su responsable de la toma de decisiones para un bono o premio no monetario para un empleado, como una tarjeta de regalo, cuando un empleado ha superado las expectativas en un proyecto, en el desempeño de su trabajo o ejemplifica uno de los Los principios rectores del condado al completar el formulario de bonificaciones de premios no monetarios LCHR-9 y enviarlo a la nómina (anexo 4). La cantidad máxima de un bono o premio que no sea en efectivo es de $ 500.

D. Todos los bonos o premios en efectivo y no en efectivo serán gravados en el cheque de pago del empleado de acuerdo con las pautas del IRS.

_______________________________________
Jody Shadduck-McNally
Presidente de la Junta de Comisionados del Condado
(Aprobado por BCC - Agenda de Consentimiento - 09/05/2023)
(Firma en el original archivado en Gestión de registros)

Distribución:
Todos los departamentos del condado y funcionarios electos
Manual de SOP de gestión de registros (original)

CK/jw

FECHA: Septiembre 5, 2023

PERÍODO EFECTIVO: hasta que se sustituya

CALENDARIO DE REVISIÓN: Anual

CANCELACIÓN: Política y Procedimiento de Recursos Humanos 331.5Q; 3 de enero de 2023

CERRAMIENTOS:

1.  Acuerdo de tiempo compensatorio, LCHR-75
2.  Formulario de anticipo de nómina, LCHR-13
3.  Principio rector Formulario de solicitud de bonificación en efectivo, LCHR-46
4.  Formulario de bonificación o premio no monetario, LCHR-9 (02 / 24)
5.  Exención de contratación, LCHR-68

REFERENCIAS:

A.  Ley sobre estándares laborales y regulaciones de implementación
B. Política y procedimiento de recursos humanos 331.8, Acciones correctivas y adversas, procedimientos de queja y proceso de resolución de problemas
C.  Apéndice A - Empleados nombrados
D.  Plan de pago del condado de Larimer
E.  Plan de pago escalonado del condado de Larimer
F. Política y procedimiento de recursos humanos 331.6.24, Licencia familiar y médica
G. Manual de políticas de gobierno, 3.8 - Compensación y beneficios
H. Política y procedimiento de recursos humanos 331.4, Condiciones del empleo
I.   Estatuto Revisado de Colorado 30.2.102
J. Política y procedimiento de recursos humanos 331.4.25, Sección III; Cómplice legal (Lugar de trabajo libre de drogas y alcohol)
K. Posiciones con personal flexible